Điều 8. Quản lý đoàn vào
1. Việc tiếp khách nước ngoài của Lãnh đạo tỉnh:
a) Căn cứ chương trình hoạt động đối ngoại được duyệt, Sở Ngoại vụ xây dựng kế hoạch cụ thể, tham mưu UBND tỉnh phối hợp chặt chẽ với Bộ Ngoại giao và các cơ quan liên quan trong việc đón tiếp các đoàn cấp cao nước ngoài theo quy định tại Khoản 2, Điều 4, Quyết định số 67/2011/QĐ-TTg ngày 12/12/2011 của Thủ tướng Chính phủ.
b) Đối với các đoàn nước ngoài do Lãnh đạo tỉnh tiếp, Sở Ngoại vụ có văn bản trình Lãnh đạo tỉnh nêu rõ các thông tin về đối tác, nội dung công việc và mục tiêu cần đạt được. Các đơn vị khác khi có đề nghị Lãnh đạo tỉnh tiếp khách nước ngoài cần báo cáo Lãnh đạo tỉnh và trao đổi với Sở Ngoại vụ để thực hiện việc bố trí tiếp đón. Trường hợp khách nước ngoài yêu cầu đột xuất gặp Lãnh đạo tỉnh, Sở Ngoại vụ hoặc cơ quan đón khách có trách nhiệm ghi nhận, kịp thời báo cáo xin ý kiến và trả lời.
c) Căn cứ chương trình kế hoạch đã được phê duyệt, đơn vị đề nghị Lãnh đạo tỉnh tiếp khách sẽ là đơn vị chủ trì, phối hợp với Sở Ngoại vụ, các đơn vị có liên quan tổ chức buổi làm việc giữa Lãnh đạo tỉnh và khách nước ngoài. Nội dung làm việc phải đảm bảo về chính trị, an ninh quốc gia, hiệu quả kinh tế... Nội dung làm việc cần gửi trước cho Lãnh đạo tỉnh ít nhất hai ngày trước khi buổi tiếp diễn ra.
d) Sở Ngoại vụ bố trí phiên dịch, hướng dẫn lễ tân và cử nhân sự chụp hình, tặng hoa, lưu kết quả làm việc. Văn phòng UBND tỉnh cử người tham gia và báo cáo kết quả làm việc. Các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã Long Khánh và thành phố Biên Hòa cử cán bộ lãnh đạo và chuyên viên có trách nhiệm tham gia buổi tiếp khách khi có sự yêu cầu của Lãnh đạo tỉnh.
2. Việc tiếp khách nước ngoài của các cơ quan, tổ chức, địa phương trong tỉnh:
a) Các ngành, địa phương, cơ quan trong tỉnh phải thông báo với Sở Ngoại vụ và Công an tỉnh bằng văn bản ít nhất 07 (bảy) ngày trước khi tiếp và làm việc với các đoàn nước ngoài. Thông báo phải nêu rõ các thông tin cơ bản về thành phần (tên họ, năm sinh, giới tính, số hộ chiếu), mục đích, thời gian, địa điểm, chương trình làm việc của đoàn nước ngoài.
b) Sở Ngoại vụ có trách nhiệm chủ trì, phối hợp liên thông với Công an tỉnh và các ngành liên quan, để thẩm tra, xác minh, thống nhất ý kiến giải quyết. Các ngành, địa phương, cơ quan chỉ được tiếp và làm việc với các đoàn khách nước ngoài sau khi có ý kiến đồng ý của Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc Sở Ngoại vụ.
c) Trường hợp các ngành có ý kiến khác nhau, Giám đốc Sở Ngoại vụ có trách nhiệm báo cáo xin ý kiến Chủ tịch UBND tỉnh quyết định.
d) Đối với các đoàn là đại diện các cơ quan ngoại giao, cơ quan lãnh sự nước ngoài, Sở Ngoại vụ là đầu mối tham mưu UBND tỉnh về chương trình, nội dung tiếp và làm việc với đoàn. Các cơ quan, tổ chức và địa phương chỉ được tiếp và làm việc với các đoàn là đại diện các cơ quan ngoại giao, cơ quan lãnh sự nước ngoài khi có ý kiến cho phép của UBND tỉnh.
đ) Đối với các đoàn khách nước ngoài hoạt động về tôn giáo, dân tộc, nhân quyền, hoặc nội dung làm việc liên quan đến các lĩnh vực nêu trên, các cơ quan, tổ chức, địa phương phải thông báo ngay đến Sở Ngoại vụ, Công an tỉnh và UBND tỉnh, không được tự ý tiếp, làm việc, trao đổi văn bản qua lại khi chưa có ý kiến của UBND tỉnh.
e) Các đoàn là các nhà đầu tư, khách du lịch, doanh nhân, nhà giáo, nhà khoa học đến vì mục đích hợp tác đầu tư, du lịch, quan hệ hợp đồng kinh tế trực tiếp với các doanh nghiệp nhà nước, hợp tác nghiên cứu khoa học với các viện, trường học. Đơn vị trực tiếp quan hệ chủ trì tiếp đón, không phải thông báo trước, nhưng phải có báo cáo đầy đủ các nội dung đoàn vào với Sở Ngoại vụ theo định kỳ cuối mỗi tháng.
g) Các cơ quan, tổ chức, địa phương khi làm việc với các đoàn nước ngoài phải thực hiện theo đúng nội dung, chương trình làm việc như đã thông báo và được cho phép. Trường hợp thay đổi chương trình làm việc, phải thông báo kịp thời cho Sở Ngoại vụ, Công an tỉnh và phải được sự chấp thuận. Các trường hợp đột xuất khác cần có sự phối hợp kịp thời với Sở Ngoại vụ và Công an tỉnh.
h) Khi tiếp và làm việc với khách nước ngoài, nếu khách có nhu cầu ở lại qua đêm, các cơ quan, tổ chức, địa phương có trách nhiệm hướng dẫn cho khách nghỉ tại khách sạn, nhà khách có đăng ký kinh doanh. Nếu khách nước ngoài thuộc trường hợp UBND tỉnh lo việc ăn, ở thì Sở Ngoại vụ chuẩn bị, bố trí cho khách. Trường hợp khách làm việc tại các địa bàn xa khách sạn hoặc do yêu cầu công việc phải nghỉ qua đêm tại nơi làm việc, cơ quan, đơn vị trực tiếp làm việc với khách nước ngoài phải thông báo cho Sở Ngoại vụ, Công an tỉnh và các cơ quan liên quan biết để phối hợp quản lý, đảm bảo an toàn cho khách.
i) Các tư liệu, hình ảnh, hiện vật, quà tặng chung của tỉnh phát sinh từ chương trình tiếp khách phải được tập hợp về Sở Ngoại vụ để quản lý theo chức năng quy định.
k) Sở Ngoại vụ có trách nhiệm hướng dẫn các cơ quan, tổ chức về thủ tục mời, đón tiếp, quản lý khách nước ngoài theo quy định.
3. Kinh phí đón tiếp khách nước ngoài thực hiện theo các quy định hiện hành.
4. Tuyên truyền và đưa tin:
Sở Thông tin và Truyền thông, Báo, Đài Phát thanh Truyền hình phối hợp với đơn vị đề nghị tiếp đoàn và các cơ quan truyền thông của Trung ương, địa phương tổ chức đưa tin kịp thời về các đoàn khách đến thăm của Lãnh đạo tỉnh. Đối với những đoàn có tính chất phức tạp và nhạy cảm thì phải báo cáo Lãnh đạo tỉnh và xin ý kiến về mức độ và nội dung đưa tin.
5. Nghi thức tổ chức đón tiếp các đoàn vào thực hiện theo quy định hiện hành của Ủy ban nhân dân tỉnh.