Điều 7. Tổ chức và quản lý các đoàn cán bộ công chức, viên chức ra nước ngoài
1. Tổ chức Đoàn của Lãnh đạo tỉnh ra nước ngoài
a) Cơ quan tổ chức Đoàn đi có văn bản báo cáo cấp có thẩm quyền xin chủ trương; căn cứ vào ý kiến chỉ đạo của cấp có thẩm quyền, cơ quan tổ chức dự kiến thành phần (Đoàn chính thức, phục vụ và doanh nghiệp đi cùng) trình Trưởng đoàn xem xét quyết định.
b) Sở Ngoại vụ có trách nhiệm giải quyết các vấn đề liên quan đến thủ tục xuất nhập cảnh, liên hệ, tham khảo ý kiến các cơ quan chức năng trong và ngoài nước đảm bảo các điều kiện phục vụ chuyến công tác an toàn, hiệu quả; biên dịch tài liệu và cử phiên dịch phục vụ đoàn; thông báo cho cơ quan đại diện Việt Nam ở địa bàn nơi đoàn đến hoạt động trước ít nhất 7 ngày làm việc về nội dung, chương trình hoạt động tại quốc gia, vùng lãnh thổ, tổ chức quốc tế tiếp nhận; đồng gửi thông báo cho Bộ Ngoại giao.
c) Trưởng đoàn công tác chỉ định cơ quan chuyên môn chuẩn bị nội dung, tài liệu và các điều kiện cần thiết khác.
2. Tổ chức và quản lý Đoàn của cán bộ, công chức, viên chức ra nước ngoài
a) Sở Ngoại vụ là cơ quan tiếp nhận, kiểm tra, thẩm định hồ sơ đề nghị cán bộ, công chức, viên chức ra nước ngoài; phối hợp với Công an tỉnh và cơ quan liên quan khi cần thiết để xác minh thông tin, thẩm định hồ sơ. Sở Ngoại vụ có trách nhiệm quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ; là đơn vị trung gian tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả đề nghị cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm cho cán bộ, công chức thuộc tỉnh khi đi công tác nước ngoài; Hướng dẫn và hỗ trợ các thủ tục liên quan đến việc xin thị thực nhập cảnh vào các nước và các vấn đề khác liên quan đến thủ tục xuất nhập cảnh (nếu có đề nghị hoặc yêu cầu).
Phối hợp với Sở Nội vụ, Thanh tra tỉnh, Công an tỉnh và các đơn vị liên quan tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý, theo dõi việc cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh đi nước ngoài, đảm bảo tính hiệu quả cho từng chuyến đi. Phối hợp cung cấp thông tin quản lý cho Ban Tổ chức và Ủy ban Kiểm tra Tỉnh ủy trong các công tác quản lý Đảng viên.
b) Thủ trưởng Tổng Công ty có vốn nhà nước trực thuộc tỉnh xem xét và quyết định việc đi nước ngoài của cán bộ, công nhân viên các doanh nghiệp trực thuộc Tổng Công ty ngoại trừ các chức danh được quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 5 của Quy chế này. Trường hợp là đảng viên phải có ý kiến chấp thuận của Cấp ủy cùng cấp.
Định kỳ thống kê số liệu cán bộ giữ chức danh Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Hội đồng thành viên, Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng các đơn vị trực thuộc Tổng Công ty có vốn nhà nước trực thuộc tỉnh đi nước ngoài về Sở Ngoại vụ tổng hợp báo cáo theo qui định.
c) Công an tỉnh có trách nhiệm xem xét và quyết định cử cán bộ công an nhân dân đi công tác nước ngoài thuộc đơn vị mình quản lý theo phân cấp của Bộ Công an. Phối hợp với Sở Ngoại vụ, Sở Nội vụ, các cơ quan Đảng, các địa phương và đơn vị liên quan tiến hành xác minh, đề xuất việc cán bộ, công chức, viên chức xuất cảnh đi nước ngoài về việc công và việc riêng khi có yêu cầu, tham mưu giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước trong lĩnh vực xuất cảnh.
d) Các tổ chức chính trị - xã hội thuộc tỉnh chịu trách nhiệm triển khai thực hiện hoạt động đối ngoại của đơn vị đã đăng ký trong chương trình hoạt động đối ngoại của tỉnh.
đ) Các cơ quan ngành dọc Trung ương trên địa bàn tỉnh khi cử cán bộ, công chức, viên chức đi nước ngoài phải xin ý kiến chấp thuận của cơ quan ngành dọc quản lý, đồng thời phải thông báo bằng văn bản cho Ủy ban nhân dân tỉnh biết thông qua Sở Ngoại vụ. Trong trường hợp có cán bộ, công chức, viên chức tham gia Đoàn công tác nước ngoài do tỉnh tổ chức, cần thông báo bằng văn bản cho cơ quan chủ quản ngành dọc quản lý cán bộ được cử đi công tác biết, phối hợp quản lý.
3. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cử cán bộ, công chức, viên chức ra nước ngoài có trách nhiệm phối hợp với các tổ chức và đơn vị liên quan tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức đoàn, quản lý, theo dõi cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh đi nước ngoài về việc công và việc riêng.
4. Quy trình, thủ tục cử cán bộ, công chức, viên chức ra nước ngoài; quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ của cán bộ, công chức, viên chức được thực hiện theo các quy định hiện hành của Ủy ban nhân dân tỉnh.