Điều 23. Các cuộc họp của Chủ tịch UBND tỉnh , Phó Chủ tịch UBND tỉnh để xử lý công việc thường xuyên
Các cuộc họp của Chủ tịch UBND tỉnh, Phó Chủ tịch UBND tỉnh để xử lý công việc thường xuyên bao gồm:
1. Cuộc họp giao ban hàng tuần của Chủ tịch UBND tỉnh và các Phó Chủ tịch UBND tỉnh vào sáng thứ 2 hàng tuần. Trường hợp do bất khả kháng thì tổ chức họp giao ban vào chiều thứ 2 hoặc ngày thứ 3 tuần đó.
a) Nội dung cuộc họp giao ban gồm những vấn đề, công việc mà Chủ tịch UBND tỉnh, Phó Chủ tịch UBND tỉnh đang chỉ đạo tuần trước, những công việc phát sinh trong tuần, những công việc phát sinh tuần tới thấy cần trao đổi lấy ý kiến tập thể; những việc chưa xử lý được qua hình thức xem xét hồ sơ, phiếu trình;
b) Mời Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch HĐND tỉnh tham gia cuộc họp giao ban UBND tỉnh.
c) Chánh Văn phòng UBND tỉnh, các Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Trưởng phòng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Văn phòng UBND tỉnh dự họp giao ban để trực tiếp báo cáo về nội dung công việc được phân công theo dõi. Trường hợp cần thiết, theo chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh, Phó Chủ tịch UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh mời thêm tổ chức, cá nhân chủ trì đề án hoặc thành phần có liên quan dự họp;
Chánh Văn phòng UBND tỉnh báo cáo tổng hợp nội dung kết luận tại phiên họp giao ban trước, đánh giá thực hiện chương trình công tác tháng, đề xuất một số nội dung cần thiết.
d) Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm thực hiện các công việc theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều này;
đ) Đại biểu tham dự họp đúng thành phần và có trách nhiệm phát biểu ý kiến về những vấn đề liên quan.
2. Trong lĩnh vực được phân công, Chủ tịch UBND tỉnh, Phó Chủ tịch UBND tỉnh họp với cơ quan chủ trì đề án và đại diện các cơ quan liên quan để nghe báo cáo, ý kiến tư vấn, tham mưu trước khi quyết định giải quyết công việc.
a) Trách nhiệm của Văn phòng UBND tỉnh:
Xây dựng lịch họp theo chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh, Phó Chủ tịch UBND tỉnh;
Trình Chủ tịch UBND tỉnh, Phó Chủ tịch UBND tỉnh quyết định nội dung, thành phần, thời gian, địa điểm tổ chức.
Đôn đốc cơ quan chủ trì đề án chuẩn bị đầy đủ tài liệu họp, gửi giấy mời, tài liệu họp đến các thành phần được mời trước ngày họp ít nhất 03 (ba) ngày làm việc qua e-cabinet (trường hợp đặc biệt thì gửi tài liệu trước 01 ngày làm việc);
Chuẩn bị địa điểm và các điều kiện phục vụ họp, đảm bảo hậu cần phục vụ cuộc họp thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong sử dụng tài liệu, hạn chế sử dụng văn bản giấy tại phòng họp. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ các phiên họp, cuộc họp.
Theo dõi, quản lý chặt chẽ thành phần dự các phiên họp; bảo đảm bảo mật thông tin, tài liệu, đặc biệt là các cuộc họp của Thường trực UBND tỉnh.
Ghi âm và ghi biên bản cuộc họp. Tổ chức lưu trữ quản lý tài liệu liên quan cuộc họp theo quy định.
Căn cứ kết luận của tập thể lãnh đạo UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, Phó Chủ tịch UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm ban hành văn bản thông báo kết luận cuộc họp chậm nhất 03 (ba) ngày làm việc sau cuộc họp. Dự thảo văn bản thông báo của Văn phòng UBND tỉnh phải được người chủ trì họp duyệt trước khi phát hành.
Chịu trách nhiệm về việc chậm trể ban hành thông báo kết luận theo quy định (trừ trường hợp phải phối hợp thông báo theo yêu cầu của người chủ trì).
Chỉ đạo cụ thể hóa các văn bản điều hành của UBND tỉnh để thực hiện các nội dung thông báo kết luận của cuộc họp. Có trách nhiệm đôn đốc việc thực hiện các công việc đã được tập thể lãnh đạo UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, Phó Chủ tịch UBND tỉnh kết luận.
b) Trách nhiệm của cơ quan chủ trì đề án:
Chuẩn bị đầy đủ tài liệu họp và phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh gửi tài liệu họp cho các thành viên tham dự cuộc họp;
Chuẩn bị ý kiến giải trình về các vấn đề cần thiết liên quan đến nội dung họp;
Tại cuộc họp, người được phân công báo cáo chỉ trình bày tóm tắt báo cáo và những vấn đề cần thảo luận.
Sau cuộc họp, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh để hoàn chỉnh đề án hoặc văn bản trình theo kết luận của Chủ tịch UBND tỉnh, Phó Chủ tịch UBND tỉnh.
c) Dự họp đúng thành phần được mời và có trách nhiệm phát biểu ý kiến về những vấn đề liên quan. Trường hợp khi người đứng đầu cơ quan không thể dự họp thì phải báo cáo người chủ trì họp và cử cấp phó dự họp thay nhưng người dự thay phải được giao đủ thẩm quyền về mặt chuyên môn để thay mặt lãnh đạo cơ quan phát biểu ý kiến về những nội dung có liên quan. Cấp phó được cử đi họp thay phải báo cáo kết quả cuộc họp cho người đứng đầu cơ quan, đơn vị đã cử mình đi họp.
Chủ tịch UBND tỉnh, Phó Chủ tịch UBND tỉnh điều hành cuộc họp thảo luận, xử lý, giải quyết dứt điểm từng vấn đề, công việc;
3. Họp, làm việc với người đứng đầu các sở, các cơ quan tương đương sở, cơ quan thuộc UBND tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố Huế:
a) Mỗi năm một lần, Chủ tịch UBND tỉnh họp, làm việc với các huyện, thị xã, thành phố Huế về tình hình thực hiện chủ trương, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội tỉnh, an ninh quốc phòng và ngân sách của tỉnh, việc chấp hành chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và thực hiện Quy chế làm việc của UBND tỉnh.
b) Mỗi năm ít nhất hai lần, Chủ tịch UBND tỉnh, Phó Chủ tịch UBND tỉnh họp, làm việc với các cơ quan, đơn vị thuộc lĩnh vực mình phụ trách để kiểm tra, nắm tình hình, đôn đốc thực hiện chương trình công tác và chỉ đạo những vấn đề phát sinh đột xuất;
c) Khi cần thiết, Chủ tịch UBND tỉnh, Phó Chủ tịch UBND tỉnh triệu tập người đứng đầu một số cơ quan chuyên môn, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố Huế họp bàn giải quyết các vấn đề liên quan đến các cơ quan, đơn vị đó.