Điều 10. Phương thức chuyển đổi chữ ký tay và con dấu sang chữ ký số
1. Việc chuyển đồng thời chữ ký tay và con dấu trên văn bản giấy sang chữ ký số trên văn bản điện tử được thực hiện như sau:
a) Chữ ký tay của người ký trên văn bản điện tử được thể hiện bằng chữ ký số của cá nhân người ký;
b) Con dấu của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử được thể hiện bằng chữ ký số của cơ quan;
c) Vị trí chữ ký số của cá nhân người ký và vị trí chữ ký số của cơ quan nằm trên cùng một hàng ngay dưới vị trí ghi quyền hạn, chức vụ của người ký. Chữ ký số của cá nhân nằm ở phía bên trái và chữ ký số của cơ quan nằm ở phía bên phải.
2. Việc chuyển chữ ký tay, con dấu trên văn bản giấy sang chữ ký số trên văn bản điện tử được thực hiện như sau:
a) Quy trình thực hiện
- Bước 1, lãnh đạo cơ quan ký tay vào văn bản giấy;
- Bước 2, văn thư ghi số ký hiệu, ngày tháng năm ban hành văn bản, đóng dấu đỏ vào văn bản giấy;
- Bước 3, văn thư quét văn bản để tạo văn bản điện tử (bước này tương đương như bước photo văn bản gốc theo quy trình truyền thống);
- Bước 4, văn thư dùng chữ ký số cơ quan để ký lên văn bản điện tử được tạo ra (bước này tương đương với bước đóng dấu theo quy trình truyền thống).
b) Văn bản điện tử đã có quét chữ ký tay của lãnh đạo, con dấu của cơ quan, đồng thời có chữ ký số của cơ quan có giá trị như văn bản giấy;
c) Vị trí chữ ký số của cơ quan nằm ở khoảng trắng lề trên của văn bản.