Điều 12. - Phòng Quản lý đô thị là cơ quan chức năng giúp Ủy ban nhân dân quận, huyện thực hiện đồng thời các việc sau đây :
1- Ngay sau khi nhận được hồ sơ của đương sự, Phòng Quản lý đô thị xác minh nhà ở đang được xét cấp giấy chứng nhận có hay không có trong danh mục những nhà thuộc sở hữu Nhà nước hoặc do Nhà nước đang quản lý.
Trường hợp nhà ở đang được xét cấp giấy chứng nhận có ttrong danh mục nói trên, Phòng Quản lý đô thị có văn bản trả lời ngay cho đương sự, từ chối không cấp giấy chứng nhận.
2- Đối với những hồ sơ nhà không thuộc trường hợp nêu ở điểm 1 trênđây, Phòng Quản lý đô thị ra thông báo về hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở. Bản thông báo được đăng trên Báo Sài Gòn Giải Phóng 03 số ra ngày gần nhất và được niêm yết tại trụ sở Phòng Quản lý đô thị, UBND phường, thị trấn nơi căn nhà tọa lạc, liên tục trong 30 ngày, kể từ ngày đăng số báo đầu tiên.
Từ thời điểm người tranh chấp nộp bản sao biên nhận thụ lý hồ sơ của Tòa án hoặc của cơ quan có thẩm quyền khác, Phòng Quản lý đô thị tạm ngưng xem xét hồ sơ cho đến khi có bản án hoặc quyết định giải quyết tranh chấp đã có hiệu lực thi hành.
Hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở được tiếp tục giải quyết theo bản án hoặc quyết định giải quyết tranh chấp đã có hiệu lực thi hành.
3- Đồng thời với việc đăng báo và niêm yết thông báo nói tại khoản 2 trên đây, Phòng Quản lý đô thị xét duyệt họa đồ hiện trạng, vị trí nhà, đối chiếu với bản đồ quy hoạch đã được công bố, ghi chú rõ những phần nhà, đất vi phạm quy hoạch, không được công nhận (nếu có).
Đối với những khu vực chưa có quy hoạch chi tiết và chưa có phân cấp cho quận, huyện, Phòng Quản lý đô thị sao y họa đồ hiện trạng, vị trí nhà, họa đồ giải thửa đất, chuyển cho Kiến trúc sư trưởng thành phố để có ý kiến về quy hoạch. Quá thời hạn 20 ngày nếu Kiến trúc sư trưởng thành phố không có ý kiến thì được xem như hiện trạng nhà theo họa đồ đã phù hợp quy hoạch.
4- Phòng Quản lý đô thị tổng hợp các nội dung đã xem xét trên đây, trình Ủy ban nhân dân quận, huyện ký xác nhận vào đơn xin cấp giấy chứng nhận (theo mẫu) trong thời hạn tối đa là 35 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ (không tính thời gian các cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp, nếu có), sau đó lưu giữ 01 đơn xin cấp giấy chứng nhận, 01 họa đồ hiện trạng, vị trí nhà và chuyển đến Sở Địa chính các chứng từ hồ sơ, gồm :
- 01 đơn xin cấp giấy chứng nhận ;
- 01 bản chính và 01 bản sao các giấy tờ liên quan về nhà, đất (nếu có);
- 01 họa đồ hiện trạng, vị trí nhà ;
- 02 họa đồ giải thửa đất ;
- 01 văn bản cho ý kiến về quy hoạch của Kiến trúc sư trưởng thành phố (nếu có).
5- Trong trường hợp nhà ở, đất ở có tranh chấp phải chờ giải quyết, hoặc không đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận, Phòng Quản lý đô thị phải có văn bản thông báo ngay cho đương sự biết, nêu rõ lý do không xét cấp giấy chứng nhận. Đương sự có quyền khiếu nại theo Pháp lệnh khiếu nại, tố cáo của công dân.