Điều 7. Đăng ký, tiếp nhận hồ sơ và tác phẩm tham dự xét tặng giải thưởng
1. Hồ sơ tham dự xét tặng giải thưởng gồm:
a) Đơn đăng ký tham dự giải (theo mẫu ban hành kèm theo Quy chế này);
b) Tác phẩm, công trình tham dự xét tặng giải thưởng:
- 02 bản đối với tác phẩm sách;
- 01 ảnh chụp bản gốc (cỡ 25 x 38cm) và 01 phiên bản (cỡ 10 x 15cm) đối với ảnh chụp tác phẩm mỹ thuật có kèm theo lý lịch nghệ thuật của bản gốc;
- 01 ảnh in phóng (cỡ 25 x 38cm) và 01 ảnh gốc (cỡ 10 x 15cm) đối với tác phẩm ảnh nghệ thuật;
- 01 đĩa CD hoặc VCD, DVD đối với tác phẩm âm nhạc, vở diễn sân khấu;
- 01 bản sao chứng nhận thành tích và mức giải thưởng đã đạt được có chứng thực của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với tác phẩm nghệ thuật biểu diễn.
2. Hội đồng giải thưởng không trả lại các tác phẩm, công trình đã đăng ký tham dự xét tặng giải thưởng (trừ tác phẩm mỹ thuật). Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Hội Văn học - Nghệ thuật tỉnh, Đài Phát thanh truyền hình tỉnh được quyền khai thác, tuyên truyền giới thiệu các tác phẩm dự giải và đạt giải thưởng (không nhằm mục đích kinh doanh).
3. Hội Văn học - Nghệ thuật tỉnh là cơ quan Thường trực của Hội đồng Giải thưởng Văn học Nghệ thuật Sông Thương, chịu trách nhiệm tổ chức tiếp nhận hồ sơ và tác phẩm tham dự giải thưởng của các tác giả.