Điều 4. Định dạng chung địa chỉ hộp thư điện tử
Địa chỉ hộp thư điện tử được đặt tên duy nhất cho mỗi tổ chức, đơn vị và cá nhân trong tỉnh theo dạng:
1. Hộp thư điện tử của đơn vị: [Tên_đơn_vị]@hagiang.gov.vn; trong đó: Tên_đơn_vị là viết tắt tên của tổ chức, đơn vị được cấp hộp thư điện tử.
Các phòng, ban, đơn vị trực thuộc các tổ chức, đơn vị có nhu cầu sử dụng hộp thư điện tử thì được đặt tên theo quy tắc: [Tên phòng, ban, đơn vị viết tắt].[tên hộp thư điện tử của đơn vị]@hagiang.gov.vn.
2. Hộp thư điện tử cá nhân có dạng như sau:
Hộp thư điện tử dành cho cá nhân được đặt tên theo quy tắc: [Họ_tên_ đệm] + [Tên].[Tên_hộp_ thư_của_đơn_vị]@hagiang.gov.vn. Trong đó Họ_tên_đệm viết tắt chữ cái đầu, Tên được viết đầy đủ không dấu, Tên_hộp_thư_của_đơn_vị được viết theo quy định tại khoản 1 Điều này.
Trong trường hợp một tổ chức, đơn vị có trùng tên cá nhân thì hộp thư điện tử của cá nhân được bổ sung thêm số đằng sau tên theo dạng: [Họ_tên_ đệm]+[Tên]+[Số].[Tên_hộp_thư_của_đơn_vị] @hagiang. gov.vn.