Điều 9. Tổ chức và quản lý đoàn vào
1. Đối với các đoàn vào có Trưởng đoàn từ cấp Bộ trưởng, Tỉnh trưởng hoặc tương đương trở lên của các nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế thăm tỉnh theo lời mời của Tỉnh uỷ, Hội đồng nhân dân tỉnh, Uỷ ban nhân dân tỉnh: Sở Ngoại vụ chủ trì phối hợp với Văn phòng Tỉnh uỷ, Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh và Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh trình xin ý kiến của Thủ tướng Chính phủ trước khi mời đoàn vào; xây dựng kế hoạch đón tiếp sau khi có ý kiến đồng ý của Thủ tướng Chính phủ.
2. Đối với các đoàn vào có Trưởng đoàn từ cấp Bộ trưởng, Tỉnh trưởng hoặc tương đương trở lên của các địa phương đã có quan hệ hợp tác, hữu nghị truyền thống với tỉnh như: các tỉnh của CHDCND Lào, tỉnh Ulianôp (Liên bang Nga), tỉnh Côte d'Amore (CH Pháp), Khu tự trị dân tộc Choang - Quảng Tây (Trung Quốc), tỉnh Gyeonggi (Hàn Quốc)...: Sở Ngoại vụ phối hợp chặt chẽ với Bộ Ngoại giao và các cơ quan liên quan chủ động tham mưu Tỉnh uỷ, Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng kế hoạch cụ thể đón tiếp.
3. Đối với các đoàn vào thăm và làm việc với các Sở, ngành, địa phương: cơ quan, tổ chức, địa phương có đoàn vào gửi văn bản nêu rõ chương trình, nội dung, thành phần, nguồn kinh phí và các thông tin liên quan khác (kèm theo văn bản của phía nước ngoài) để Sở Ngoại vụ tham mưu trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, phê duyệt kế hoạch triển khai thực hiện. Sở Ngoại vụ có trách nhiệm hướng dẫn công tác lễ tân và hỗ trợ biên, phiên dịch.
Trong trường hợp đoàn vào gửi văn bản liên hệ qua Sở Ngoại vụ, Sở Ngoại vụ chịu trách nhiệm dịch thuật, chuyển thông tin đến cơ quan, tổ chức mà đoàn vào đề nghị làm việc để cơ quan, tổ chức, địa phương đó thực hiện theo quy trình tại mục 3.
Đối với các đoàn vào của 3 tỉnh Hủa Phăn, Bolykhămxay và Xiêng Khoảng: Khi có văn bản liên hệ của đoàn vào, các cơ quan, tổ chức, địa phương chủ động xin ý kiến của Ủy ban nhân dân tỉnh để triển khai thực hiện, đồng thời thông báo Sở Ngoại vụ để theo dõi, phối hợp.
Riêng các đoàn vào với mục đích nghiên cứu khoa học, sinh viên thực tập, tham quan, chuyên gia các dự án đã được cấp phép, đoàn vào lại (khoảng cách giữa 2 lần vào không quá 06 tháng)..., ủy quyền Giám đốc Sở Ngoại vụ phối hợp với Công an tỉnh xem xét, quyết định và báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh.
4. Trong trường hợp Đoàn vào có nhu cầu cấp mới, gia hạn, bổ sung, sửa đổi thị thực, cơ quan, tổ chức, địa phương có Đoàn vào gửi văn bản về Sở Ngoại vụ. Sở Ngoại vụ phối hợp với Công an tỉnh và các cơ quan liên quan tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh gửi văn bản đề nghị Cục quản lý Xuất nhập cảnh - Bộ Công an cấp mới, gia hạn, bổ sung, sửa đổi thị thực theo quy định.
5. Sở Ngoại vụ chủ trì phối hợp với Công an tỉnh và các đơn vị liên quan để quản lý, theo dõi, thống kê số lượng đoàn vào theo kỳ báo cáo.