Điều 6. Phương thức phối hợp — Quyết định 57/2024/QĐ-UBND

a) Cơ quan chủ trì có văn bản đề nghị đến các cơ quan phối hợp. Trong thời hạn được ấn định tại văn bản đề nghị của cơ quan chủ trì, cơ quan phối hợp có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho cơ quan chủ trì.  

b) Cơ quan phối hợp chịu trách nhiệm về các thông tin đã cung cấp. Trường hợp đã quá thời gian quy định mà cơ quan phối hợp chậm cung cấp hoặc không cung cấp được thông tin theo đề nghị của cơ quan chủ trì thì phải có văn bản nêu rõ lý do khách quan không cung cấp được thông tin.

a) Cơ quan chủ trì tổ chức cuộc họp hoặc kiểm tra thực địa có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tài liệu có liên quan và gửi cho các cơ quan phối hợp trước thời gian tổ chức cuộc họp hoặc kiểm tra thực địa ít nhất 03 ngày làm việc (trừ những trường hợp đột xuất theo chỉ đạo của cấp thẩm quyền); gửi giấy mời họp hoặc kiểm tra thực địa, trong đó xác định rõ thành phần tham dự, thời gian, địa điểm, nội dung cuộc họp hoặc kiểm tra thực địa. 

b) Cơ quan phối hợp có trách nhiệm cử cán bộ tham gia đúng thành phần theo giấy mời; trường hợp chưa chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tài liệu có liên quan hoặc từ chối tham gia phải có văn bản gửi cơ quan chủ trì nêu rõ lý do khách quan. Phát biểu của cán bộ tham gia tại cuộc họp là ý kiến đại diện cho cơ quan, đơn vị được mời tham dự.

c) Ý kiến của các thành viên tham dự được ghi nhận bằng biên bản. Cơ quan chủ trì có trách nhiệm tổng hợp đầy đủ nội dung tại cuộc họp hoặc buổi kiểm tra thực địa vào biên bản để các thành viên tham gia ký xác nhận khi kết thúc cuộc họp hoặc buổi kiểm tra thực địa; đồng thời, thực hiện lưu trữ biên bản và hồ sơ có liên quan theo quy định. Biên bản cuộc họp hoặc kiểm tra thực địa là một trong những cơ sở pháp lý để cơ quan chủ trì giải quyết hồ sơ theo quy định.