Điều 27. Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu
1. Chỉnh lý tài liệu
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây:
- Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ;
- Được xác định thời hạn bảo quản;
- Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hóa;
- Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị.
2. Xác định giá trị tài liệu
- Xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp.
- Xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học.
- Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn sau:
- Nội dung của tài liệu;
- Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu;
- Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu;
- Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ;
- Hình thức của tài liệu;
- Tình trạng vật lý của tài liệu.