Điều 26. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Hàng năm Văn thư, lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan, cụ thể:
- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
- Phối hợp, hướng dẫn các phòng, bộ phận, đơn vị, cá nhân xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu; chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” vào Lưu trữ cơ quan.
- Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.
- Văn thư, lưu trữ cơ quan không nhận những hồ sơ, tài liệu chưa chỉnh lý, bó gói.