Điều 28. Thủ tục gửi văn bản, trình giải quyết công việc — Quyết định 56/2021/QĐ-UBND

1. Tất cả các công văn, tờ trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phải được vào sổ văn thư và cập nhật vào Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh (trừ các văn bản mật thực hiện theo quy định). Trường hợp cán bộ, chuyên viên Văn phòng Ủy ban nhân dân nhận trực tiếp, phải chuyển lại cho bộ phận Văn thư để làm thủ tục vào sổ và cập nhật vào Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc. Việc phát, chuyển công văn, tờ trình phải có ý kiến của lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh trước khi chuyển đến địa chỉ xử lý theo thẩm quyền.

2. Các tờ trình, công văn của các cơ quan chuyên môn, Ủy ban nhân dân cấp huyện, các tổ chức, đoàn thể ở địa phương trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phải do cấp trưởng (hoặc ủy quyền cho cấp Phó) ký và đóng dấu đúng thẩm quyền, thể thức ban hành văn bản (bao gồm cả thể thức văn bản ký số) theo đúng quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Trường hợp trong nội dung tờ trình, công văn của cơ quan chuyên môn, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh (hoặc tổ chức chính trị - xã hội) có đề nghị ban hành văn bản (các loại) thuộc thẩm quyền ban hành của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh thì cần dự thảo văn bản đó gửi kèm theo và đóng dấu của cơ quan chủ trì soạn thảo vào góc trái phía trên của văn bản dự thảo đó, đồng thời người đứng đầu đơn vị phải ký tất cuối văn bản dự thảo (đối với dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, dự án, đề án, quyết định) và gửi kèm dự thảo bằng file mềm về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua hệ thống chính quyền điện tử tỉnh).

3. Trường hợp nội dung trình có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, đơn vị khác, cơ quan chủ trì trình phải gửi kèm trong hồ sơ trình ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, đơn vị liên quan. Nếu đã có công văn xin ý kiến nhưng cơ quan liên quan chưa trả lời, trong hồ sơ trình phải báo cáo rõ danh sách các cơ quan chưa có ý kiến.

4. Các công văn, tờ trình, trình giải quyết công việc phải là bản chính hoặc bản file PDF có chữ ký số của đơn vị và chỉ gửi một bản đến một địa chỉ có thẩm quyền xử lý. Nếu cần gửi đến các cơ quan có liên quan để báo cáo hoặc phối hợp thì chỉ ghi tên cơ quan đó ở phần nơi nhận văn bản.

5. Các cơ quan, tổ chức có nhu cầu đề nghị Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết theo thẩm quyền những công việc liên quan đến chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thì phải chủ động gửi văn bản, tài liệu liên quan đến cơ quan chuyên môn quản lý nhà nước chuyên ngành đó để nghiên cứu, thẩm định, đề xuất báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (trong trường hợp các cơ quan, tổ chức có văn bản đề nghị gửi cả Ủy ban nhân dân tỉnh và cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh thì cơ quan chuyên môn đó phải có trách nhiệm chủ động thẩm định, báo cáo đề xuất với Ủy ban nhân dân tỉnh theo chức năng, nhiệm vụ được giao).

6. Các cơ quan, tổ chức khác không thuộc phạm vi quản lý hành chính của Ủy ban nhân dân tỉnh, thủ tục gửi văn bản đến Ủy ban nhân dân thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về công tác văn thư, các quy định pháp luật khác có liên quan. Thủ tục gửi công văn của cơ quan, tổ chức nước ngoài đến Ủy ban nhân dân tỉnh có thể thực hiện theo thông lệ quốc tế.

7. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm kiểm tra, rà soát để sàng lọc, đề nghị bổ sung hồ sơ tài liệu hoặc không xử lý và trả lại hồ sơ (nêu rõ lý do) đối với cơ quan, tổ chức gửi các văn bản, tờ trình như: Không thực hiện đúng trình tự, thủ tục theo quy định, nội dung công việc không rõ ràng, chung chung, né tránh, không chính kiến trong việc đề xuất, đùn đẩy trách nhiệm cho cơ quan khác hoặc những nội dung không thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.