Điều 16. Công tác chuẩn bị phiên họp Ủy ban nhân dân tỉnh
1. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có nhiệm vụ:
a) Kiểm tra tổng hợp các hồ sơ đề án, chương trình, kế hoạch, báo cáo và các nội dung trình ra phiên họp.
b) Chuẩn bị chương trình nghị sự phiên họp, dự kiến thành phần họp trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định; chuẩn bị các điều kiện phục vụ phiên họp.
Chậm nhất 07 ngày làm việc, trước ngày phiên họp bắt đầu, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định chính thức nội dung, chương trình, thời gian họp, hình thức họp, thành phần tham dự phiên họp và thông báo cho các thành viên Ủy ban nhân dân về quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về các vấn đề trên.
c) Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm gửi giấy mời và phối hợp với ngành, đơn vị chức năng để gửi tài liệu họp đến các thành viên Ủy ban nhân dân tỉnh và đại biểu được mời họp theo quy định tại Điều 17 Quy chế này. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm kiểm tra quản lý chặt chẽ nội dung, thành phần dự họp; bảo đảm kỷ luật, kỷ cương trong hội nghị, tuyệt đối an ninh, an toàn thông tin về nội dung họp theo quy định; đồng thời quản lý tài liệu mật gửi các đại biểu dự họp và thu hồi sau khi kết thúc phiên họp; kiểm tra phóng viên tham dự ghi hình, đưa tin và nội dung đưa tin sau phiên họp.
d) Trường hợp thay đổi ngày họp, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh thông báo cho thành viên Ủy ban nhân dân tỉnh và các đại biểu được mời họp ít nhất 01 ngày, trước ngày phiên họp bắt đầu.
2. Thủ trưởng cơ quan có nội dung trình trong phiên họp chuẩn bị hồ sơ đề án, chương trình, kế hoạch, báo cáo và các nội dung, văn bản liên quan theo chỉ đạo, phân công của Ủy ban nhân dân tỉnh, gửi đến các đại biểu dự họp theo quy định tại khoản điểm d, khoản 2, Điều 15 Quy chế này.