Điều 23. Thủ tục gửi văn bản, hồ sơ giải quyết công việc
1. Tất cả các văn bản đến, hồ sơ trình giải quyết công việc gửi đến UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh phải được số hóa và theo dõi trên Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Văn phòng UBND tỉnh (trừ các văn bản, hồ sơ công việc có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật). Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm quản lý chặt chẽ cơ sở dữ liệu, văn bản đến, hồ sơ công việc theo đúng quy định của pháp luật và theo dõi, đôn đốc quá trình xử lý.
2. Các văn bản của các cơ quan, đơn vị, UBND cấp huyện, các tổ chức, cá nhân trong tỉnh gửi đến UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh (trừ những văn bản trình giải quyết hồ sơ công việc, các báo cáo nhanh, báo cáo định kỳ hàng tuần, tháng) phải do cấp trưởng, chủ thể (đối với cá nhân) ký và đóng dấu đúng thẩm quyền, đảm bảo thể thức ban hành văn bản theo quy định. Trường hợp cấp trưởng đi vắng phải có giấy ủy quyền cho cấp phó ký. Văn bản, hồ sơ trình giải quyết công việc của các sở, UBND cấp huyện được ban hành bằng văn bản điện tử; không ban hành văn bản giấy (trừ các văn bản, hồ sơ công việc có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật); đối với các văn bản, hồ sơ trình giải quyết công việc có thành phần phức tạp, khó khăn trong việc số hóa, thì các cơ quan, tổ chức gửi song song bản giấy và bản điện tử.
3. Trường hợp nội dung trình có liên quan đến chức năng của các cơ quan, đơn vị khác, trong hồ sơ trình phải có ý kiến bằng văn bản của các cơ quan liên quan. Nếu đã có văn bản lấy ý kiến nhưng cơ quan được hỏi ý kiến chưa trả lời, trong hồ sơ trình phải báo cáo rõ danh sách các cơ quan chưa trả lời.
4. Các văn bản trình giải quyết công việc phải là bản chính hoặc được ký số điện tử và chỉ gửi một bản đến một địa chỉ theo thẩm quyền giải quyết. Nếu cần gửi đến các cơ quan, đơn vị có liên quan để báo cáo hoặc phối hợp thì chỉ ghi tên cơ quan, đơn vị đó ở phần nơi nhận văn bản.
5. Các cơ quan, tổ chức khác không thuộc phạm vi quản lý hành chính của UBND tỉnh, thì thủ tục gửi văn bản, hồ sơ trình giải quyết công việc đến UBND tỉnh được thực hiện theo quy định của pháp luật về công tác văn thư và các quy định của pháp luật khác có liên quan. Thủ tục gửi công văn của cơ quan, tổ chức nước ngoài đến UBND tỉnh có thể thực hiện theo thông lệ quốc tế.