Điều 17. Quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa
1. Chuyển hồ sơ để xử lý
a) Sau khi tiếp nhận hồ sơ và giao Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho cá nhân, tổ chức; công chức (viên chức) lập Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ và chuyển hồ sơ, Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ cho công chức (viên chức) của bộ phận chuyên môn có liên quan giải quyết hồ sơ; Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ được chuyển theo hồ sơ và lưu tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả khi trả kết quả cho cá nhân, tổ chức;
b) Tùy vào điều kiện cụ thể, các cơ quan, đơn vị quy định việc tạo lập hồ sơ điện tử để lưu chuyển và xử lý, giải quyết trong toàn bộ quy trình nghiệp vụ giải quyết thủ tục hành chính tại cơ quan mình.
2. Giải quyết hồ sơ
Sau khi tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, công chức (viên chức) của bộ phận chuyên môn xử lý như sau:
a) Trường hợp không quy định phải thẩm định, thẩm tra, xác minh hồ sơ, công chức (viên chức) thẩm định, trình cấp có thẩm quyền quyết định và chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả;
b) Trường hợp có quy định phải thẩm định, thẩm tra, xác minh hồ sơ thì công chức (viên chức) báo cáo người có thẩm quyền phương án thẩm tra, xác minh và tổ chức thực hiện. Quá trình thẩm tra, xác minh phải được lập thành hồ sơ và lưu cùng với hồ sơ lưu tại cơ quan giải quyết;
c) Các hồ sơ quy định tại điểm a, b khoản này sau khi thẩm định, thẩm tra không đủ điều kiện giải quyết theo quy định pháp luật, công chức báo cáo cấp có thẩm quyền trả lại hồ sơ kèm văn bản thông báo nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ chuyển Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thông báo cho cá nhân, tổ chức được biết. Thông báo được nhập vào mục trả kết quả trong Sổ theo dõi hồ sơ hoặc phần mềm một cửa điện tử (nếu có); thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định;
d) Hồ sơ quá hạn giải quyết: công chức (viên chức) có trách nhiệm giải quyết hồ sơ của bộ phận chuyên môn phải tham mưu lãnh đạo cơ quan xin lỗi cá nhân, tổ chức, trong đó ghi rõ lý do quá hạn, thời hạn trả kết quả xin hẹn lại (mẫu số 07 kèm theo quy định này) chuyển cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để gửi cho cá nhân, tổ chức; đối với trường hợp này.
3. Trả kết quả giải quyết hồ sơ
a) Công chức (viên chức) tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cập nhật thông tin vào Sổ theo dõi hồ sơ hoặc phần mềm một cửa điện tử (nếu có) và trả kết quả cho cá nhân, tổ chức (người nhận kết quả ký tên xác nhận việc nhận kết quả);
b) Trả kết quả giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hoặc qua dịch vụ bưu chính do Thủ trưởng cơ quan căn cứ tình hình cụ thể quyết định;
c) Đối với hồ sơ giải quyết xong trước thời hạn trả kết quả: Thông báo để cá nhân, tổ chức nhận kết quả;
d) Trường hợp cá nhân, tổ chức chưa đến nhận hồ sơ theo giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thì kết quả giải quyết hồ sơ được lưu giữ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.