Điều 16. Tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức
1. Các hình thức tiếp nhận hồ sơ
a) Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của các cơ quan, đơn vị;
b) Cá nhân, tổ chức gửi hồ sơ qua đường bưu chính đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của các cơ quan, đơn vị theo địa chỉ do cơ quan, đơn vị thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng, niêm yết tại cơ quan, đơn vị hoặc trên Cổng/trang thông tin điện tử;
c) Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ trực tuyến tại hệ thống dịch vụ công trực tuyến trên Cổng/trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị.
d) Tùy theo điều kiện cụ thể, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có trách nhiệm thông báo các hình thức tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
2. Giải quyết hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
a) Đối với hồ sơ không thuộc thẩm quyền giải quyết hoặc chưa đủ thành phần hồ sơ theo quy định:
- Trường hợp hồ sơ khi tiếp nhận không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị thì công chức (hoặc viên chức) hướng dẫn để cá nhân, tổ chức liên hệ đúng nơi có trách nhiệm tiếp nhận;
- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ theo quy định thì công chức (hoặc viên chức) viết Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ (mẫu số 01 kèm theo quy định này), gửi phiếu trực tiếp cho cá nhân, tổ chức;
b) Nếu hồ sơ đã đầy đủ các giấy tờ, tài liệu theo danh mục, đủ số lượng theo quy định:
- Đối với hồ sơ có quy định thời hạn giải quyết thì công chức (viên chức) ghi vào Sổ theo dõi hồ sơ (mẫu số 02 kèm theo quy định này); viết Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (mẫu số 03 kèm theo quy định này) gửi cho cá nhân, tổ chức, cập nhật vào phần mềm điện tử (nếu có); lập Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (mẫu số 04 kèm theo quy định này) chuyển cho bộ phận chuyên môn xử lý;
- Đối với hồ sơ giải quyết ngay (thuộc trách nhiệm tham mưu giải quyết của công chức (viên chức) tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả) thì công chức (viên chức) tiếp nhận không ghi Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả mà thẩm định, ghi vào Sổ theo dõi hồ sơ, trình cấp có thẩm quyền quyết định và trả kết quả giải quyết cho cá nhân, tổ chức;
c) Tùy theo điều kiện cụ thể, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quy định việc chuyển Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ, hướng dẫn cơ quan có thẩm quyền giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho cá nhân, tổ chức khi hồ sơ nộp qua đường bưu chính hoặc nộp qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến.