Điều 9. Trình tự tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Văn phòng Bộ thực hiện việc tiếp nhận, xử lý hồ sơ và cấp phát phôi VBCC cụ thể như sau:
1. Hồ sơ nhận trực tiếp.
a) Kiểm tra đầy đủ các thông tin theo quy định tại Điều 7 của Quy định này.
b) Thực hiện quy trình đăng ký văn bản đến theo quy định.
c) Viết phiếu nhận hồ sơ, ngày hẹn trả kết quả (Phụ lục số I).
d) Lập thủ tục cấp phát phôi VBCC theo quy định (ghi phiếu cấp phôi VBCC, phiếu thu, phiếu xuất kho).
Trường hợp văn bản đề nghị chưa rõ ràng, hồ sơ không đầy đủ theo quy định, người nhận hồ sơ trả lại ngay hồ sơ và hướng dẫn cụ thể bằng văn bản cho người đến nộp hồ sơ để hoàn thiện hồ sơ theo quy định.
2. Hồ sơ nhận qua đường bưu điện, sau khi thực hiện các quy định ghi tại điểm a, b, khoản 1 Điều này, Văn phòng lập thủ tục cấp phôi VBCC và gửi Phiếu báo kết quả tới đơn vị gửi hồ sơ để thông báo kết quả hồ sơ đã được giải quyết và thống nhất hình thức giao, nhận và thanh toán (Phụ lục số II). Nếu hồ sơ không đầy đủ thủ tục theo quy định, Văn phòng có văn bản trả lời ngay đơn vị gửi hồ sơ, văn bản ghi rõ lý do và hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ cấp phôi VBCC.
3. Hồ sơ nhận qua hộp thư điện tử (email), hoặc fax, Văn phòng Bộ áp dụng các quy định hiện hành về giao dịch văn bản điện tử để tiếp nhận hồ sơ. Sau khi kiểm tra hồ sơ và thực hiện các quy định ghi tại điểm a, b, khoản 1 Điều này, Văn phòng lập thủ tục cấp phôi VBCC và gửi văn bản giấy hoặc văn bản điện tử (Phiếu báo - Phụ lục số II) kèm thông báo trả lời (reply trở lại) chuyển tới địa chỉ gửi hồ sơ để thống nhất hình thức giao nhận và thanh toán. Khi làm thủ tục giao, nhận phôi VBCC, đơn vị nhận phôi VBCC nhất thiết phải nộp văn bản đề nghị cấp phôi VBCC là “bản chính văn bản”.
Nếu hồ sơ chưa hoàn chỉnh theo các quy định hiện hành Văn phòng Bộ có văn bản điện tử (thông báo reply trở lại) hoặc văn bản fax chuyển tới địa chỉ gửi hồ sơ để thông báo lý do và hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ.