Điều 14. Trách nhiệm của Văn phòng
1. Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện quy trình cấp phát phôi VBCC tại cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo.
2. Tuyển dụng, bố trí cán bộ đủ năng lực, phẩm chất để đảm nhiệm công việc quản lý, cấp phát phôi VBCC.
3. Trình lãnh đạo Bộ phê duyệt kế hoạch sản xuất phôi VBCC trước ngày 31 tháng 12 hằng năm và tổ chức sản xuất phôi.
4. Lập hồ sơ quản lý cấp phát phôi VBCC. Thực hiện các quy định về kiểm tra định kỳ và bảo quản phôi VBCC.
5. Tổ chức, chỉ đạo các đơn vị thuộc Văn phòng thực hiện cấp phôi VBCC theo đúng quy trình và thời hạn quy định.
6. Quản lý chặt chẽ số lượng phôi đã in; phôi VBCC xuất ra khỏi kho phải có đầy đủ phiếu thu tiền, phiếu xuất kho có đầy đủ chữ ký của kế toán, thủ kho, người nhận và lãnh đạo Văn phòng ký duyệt.
7. Ứng dụng Công nghệ thông tin; Lập dữ liệu quản lý, cấp phát phôi VBCC.
8. Lập sổ theo dõi việc cấp phôi VBCC, sổ phải đóng dấu giáp lai và có chữ ký xác nhận, đóng dấu của lãnh đạo Văn phòng.
9. Hằng tháng kiểm kê, đối chiếu số hiệu (seri) và phiếu cấp phôi VBCC.
10. Thông báo đầy đủ tên đơn vị, số lượng, chủng loại phôi được phép cấp và cung cấp đầy đủ phôi VBCC cho Cơ quan Đại diện của Bộ Giáo dục và Đào tạo tại Thành phố Hồ Chí Minh để Cơ quan Đại diện Bộ Giáo dục và Đào tạo tại Thành phố Hồ Chí Minh cấp phôi VBCC cho các cơ sở giáo dục, sở giáo dục và đào tạo từ Đà Nẵng trở vào phía Nam.
11. Lưu giữ và bảo quản hồ sơ cấp phôi VBCC.
12. Gửi kết quả cấp phôi VBCC về các đơn vị có liên quan và Thường trực Hội đồng VBCC sau khi thực hiện việc cấp phát phôi VBCC.
13. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan định kỳ hằng năm, hàng tháng hoặc đột xuất báo cáo về việc in, quản lý, cấp phát phôi VBCC; tình hình cấp phôi VBCC của Cơ quan Đại diện Bộ Giáo dục và Đào tạo tại Thành phố Hồ Chí Minh; tình hình nhận phôi và cấp VBCC của các cơ sở giáo dục, sở giáo dục và đào tạo cho Lãnh đạo Bộ và Thường trực Hội đồng VBCC.