Điều 19. Chuẩn bị phiếu trình.
Khi nhận được hồ sơ của các cơ quan gửi trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh có nhiệm vụ:
1. Kiểm tra hồ sơ về mặt thủ tục:
Nếu hồ sơ không bảo đảm về mặt thủ tục theo quy định tại Điều 18 Quy chế này thì chậm nhất 5 ngày làm việc, Văn phòng trả lại cho cơ quan đã trình văn bản và yêu cầu chuẩn bị thêm. Đối với những vấn đề phải giải quyết gấp thì Văn phòng thông báo ngay cho cơ quan trình bổ sung thủ tục, đồng thời Văn phòng báo cáo Chủ tịch (hoặc Phó Chủ tịch) UBND tỉnh biết.
2. Kiểm tra hồ sơ về mặt nội dung:
a) Nếu nội dung vấn đề trình không thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, chậm nhất là 5 ngày làm việc, Văn phòng trả lại cho cơ quan trình và nêu rõ lý do trả lại (bằng văn bản).
b) Nếu trong nội dung trình còn những vấn đề chưa rõ hoặc còn có ý kiến khác nhau thì trước khi báo cáo UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh quyết định, Văn phòng có trách nhiệm:
- Chậm nhất 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản, làm văn bản yêu cầu cơ quan trình văn bản giải trình thêm. Chậm nhất là 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản yêu cầu của Văn phòng, cơ quan đã trình văn bản phải có văn bản trả lời cụ thể về những nội dung được yêu cầu. Nếu cơ quan nhận được văn bản yêu cầu mà không giải trình trong thời hạn quy định, Văn phòng báo cáo UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh.
- Trường hợp cần tổ chức họp với cơ quan trình và cơ quan có liên quan để xử lý thì Văn phòng có trách nhiệm mời họp. Kết quả cuộc họp phải được báo cáo bằng văn bản hoặc báo cáo trực tiếp với UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh khi trình văn bản xử lý.
3. Chậm nhất là 5 ngày làm việc (hoặc 7 ngày đối với dự thảo văn bản quy phạm pháp luật) kể từ khi nhận được hồ sơ đúng thủ tục, Văn phòng phải hoàn chỉnh và lập phiếu trình Chủ tịch (hoặc Phó Chủ tịch) UBND tỉnh giải quyết, trừ các công việc được Chính phủ các Bộ quy định cụ thể về thời gian. Đối với văn bản cần giải quyết gấp (có đóng dấu khẩn) thì phải trình ngay sau khi nhận được.
Đối với hồ sơ thuộc đề án “một cửa” phải xử lý theo quy định của UBND tỉnh, về việc phê duyệt Đề án cải cách thủ tục hành chính theo mô hình “một cửa” của tỉnh quy định cho mỗi cơ quan, đơn vị.
Trong phiếu trình phải ghi rõ và đúng ý kiến của các cơ quan, kể cả ý kiến khác nhau, ý kiến đề xuất của chuyên viên trực tiếp theo dõi và ý kiến lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh, kèm theo các hồ sơ cần thiết.