Điều 2. Thời hạn bảo quản ứng với mỗi loại hồ sơ, tài liệu được quy định theo số năm cụ thể hoặc chia làm 3 loại:
Vĩnh viễn: là thời gian được giữ vĩnh viễn đến khi tài liệu tự huỷ hoại hoặc không còn phục hồi được nữa, áp dụng cho loại hồ sơ, tài liệu quan trọng, phục vụ lâu dài cho hoạt động của cơ quan, đơn vị và có ý nghĩa, giá trị về mặt lịch sử.
Lâu dài: là thời hạn bảo quản từ 10 năm trở lên, áp dụng cho loại hồ sơ, tài liệu quan trọng, phục vụ lâu dài cho hoạt động của cơ quan, đơn vị nhưng không có ý nghĩa lịch sử.
Tạm thời: là thời hạn bảo quản dưới 10 năm, áp dụng cho loại hồ sơ, tài liệu không quan trọng, phục vụ cho hoạt động hàng ngày của cơ quan, đơn vị.
Thời điểm tính thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu được tính là ngày 01 tháng 01 năm ngay sau năm kết thúc ở giai đoạn văn thư.
Thời điểm tính thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu kế toán được thực hiện theo điều 41 của Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính Phủ Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước.
Đối với loại hồ sơ, tài liệu trong Bảng thời hạn bảo quản có ghi: sau 10,15.20... năm đánh giá lại thì sau mốc thời gian đó, phải tiến hành đưa hồ sơ, tài liệu ra Hội đồng xác định giá trị hồ sơ, tài liệu đánh giá lại vì những tài liệu đó khi hết thời gian bảo quản theo quy định nhưng có thể còn giá trị thực tiễn khoa học và lịch sử cần tiếp tục bảo quản.