Điều 8. Quy trình giải quyết hồ sơ
1. Phòng chuyên môn hoặc công chức được phân công thụ lý, giải quyết hồ sơ thực hiện các công việc theo quy trình sau:
a) Kiểm tra thành phần, số lượng hồ sơ do bộ phận TN&TKQ chuyển giao (không nhận hồ sơ còn thiếu thành phần, số lượng).
b) Nghiên cứu, đề xuất phương án giải quyết hồ sơ đảm bảo đúng quy trình và thời gian quy định đối với từng TTHC.
c) Trường hợp hồ sơ liên quan đến quyền hạn trách nhiệm của phòng chuyên môn khác cùng cơ quan, đơn vị thì phòng chuyên môn trực tiếp thụ lý hồ sơ chủ động phối hợp với phòng chuyên môn khác để phối hợp giải quyết.
d) Trường hợp giải quyết hồ sơ đòi hỏi có sự phối hợp liên ngành với các cơ quan khác, phòng chuyên môn tham mưu lãnh đạo sở, ban, ngành thực hiện việc phối hợp giải quyết hồ sơ theo hướng:
- Lấy ý kiến bằng văn bản, văn bản đề nghị phải ghi rõ nội dung yêu cầu lấy ý kiến và thời gian yêu cầu trả lời. Thời gian đề nghị yêu cầu trả lời ít nhất là 05 ngày làm việc, tính từ ngày phát hành văn bản. Nếu quá thời gian yêu cầu mà không có văn bản trả lời thì coi như đã đồng thuận và chịu trách nhiệm liên quan đối với nội dung được đề nghị cho ý kiến. Trừ trường hợp theo quy định của pháp luật phải có trả lời bằng văn bản.
- Tổ chức họp lấy ý kiến (có giấy mời và nêu rõ nội dung, thời gian, địa điểm), nếu cơ quan, đơn vị có liên quan không cử công chức có trách nhiệm dự họp theo giấy mời thì xem như đã nhất trí với nội dung biên bản cuộc họp. Thời gian thông báo mời dự họp ít nhất là trước 03 ngày làm việc, tính từ ngày phát hành giấy mời họp.
- Với hồ sơ thụ lý có kiểm tra thực tế, phải được lập biên bản, ghi rõ các bên tham gia, thời gian, nội dung và kết quả kiểm tra.
đ) Lập văn bản thẩm định của phòng chuyên môn (hoặc ghi nội dung ý kiến thẩm định vào phiếu theo dõi giải quyết hồ sơ - đối với các thủ tục đơn giản, có ý kiến thẩm định ngắn gọn).
e) Tham mưu văn bản giải quyết TTHC:
- Đối với TTHC thuộc thẩm quyền phòng chuyên môn ký văn bản giải quyết, công chức được phân công thụ lý thẩm định và dự thảo văn bản giải quyết TTHC trình lãnh đạo phòng chuyên môn ký duyệt.
- Đối với TTHC thuộc thẩm quyền của lãnh đạo sở, ban, ngành ký văn bản giải quyết, sau khi thẩm định lãnh đạo phòng chuyên môn chuyển Văn phòng kiểm tra hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản tham mưu giải quyết TTHC trước khi trình lãnh đạo sở, ban, ngành ký duyệt.
g) Thực hiện các thủ tục ban hành văn bản giải quyết TTHC sau khi lãnh đạo sở, ban, ngành ký duyệt.
2. Trường hợp hồ sơ có nội dung chưa phù hợp, trong thời hạn không quá 03 ngày (với hồ sơ có thời gian giải quyết dưới 16 ngày); 05 ngày (với hồ sơ có thời gian giải quyết trên 16 ngày) tính từ ngày bộ phận TN&TKQ chuyển hồ sơ đến phòng chuyên môn thụ lý, lãnh đạo phòng chuyên môn có văn bản đề nghị bộ phận TN&TKQ thông báo trả hồ sơ và hướng dẫn tổ chức, cá nhân điều chỉnh, bổ sung các nội dung hồ sơ.
3. Trường hợp chưa thể giải quyết theo thời gian quy định thì trong thời hạn trước 02 ngày tính theo ngày hẹn trả kết quả, lãnh đạo phòng chuyên môn có văn bản đề nghị bộ phận TN&TKQ gia hạn thêm thời gian trả kết quả cho tổ chức, cá nhân. Việc gia hạn thời gian trả kết quả không quá 1/3 thời hạn giải quyết theo quy định của từng loại TTHC.
4. Sau khi có kết quả giải quyết hồ sơ, phòng chuyên môn cập nhật các nội dung liên quan vào Sổ theo dõi tiếp nhận và giải quyết hồ sơ của phòng, phần mềm quản lý hồ sơ một cửa và chuyển kết quả giải quyết hồ sơ đến bộ phận TN&TKQ để giao cho tổ chức, cá nhân.