Điều 6. Quy trình tiếp nhận hồ sơ
Tiếp nhận hồ sơ là quá trình công chức bộ phận TN&TKQ được phân công trực thực hiện các công việc sau:
1. Cấp mã số đăng ký giải quyết hồ sơ (đối với các đơn vị có sử dụng phần mềm theo dõi giải quyết hồ sơ một cửa):
Đối với TTHC có thời gian giải quyết nhiều ngày làm việc, tổ chức, cá nhân có nhu cầu giải quyết thì công chức bộ phận TN&TKQ lập Phiếu đăng ký giải quyết hồ sơ (theo Mẫu 1) và yêu cầu tổ chức, cá nhân ký vào Phiếu đăng ký giải quyết hồ sơ.
2. Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ:
Căn cứ vào danh mục TTHC và thành phần hồ sơ để xem xét:
a) Nếu hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn để tổ chức, cá nhân đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
b) Nếu hồ sơ chưa đúng số lượng hoặc chưa đủ các loại giấy tờ theo quy định thì không tiếp nhận, đồng thời hướng dẫn cụ thể bằng Phiếu hướng dẫn hồ sơ (theo Mẫu 3) để tổ chức, cá nhân bổ sung hoàn chỉnh.
c) Bộ phận TN&TKQ chỉ tiếp nhận khi hồ sơ đúng số lượng và đủ các loại giấy tờ theo quy định tại Quyết định của UBND tỉnh về công bố Bộ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của sở, ban, ngành.
2. Đối với hồ sơ theo quy định giải quyết trong ngày làm việc thì tiếp nhận (không lập Phiếu tiếp nhận hồ sơ), ghi chép và cập nhật các nội dung liên quan vào Sổ theo dõi tiếp nhận và trả kết quả (theo Mẫu 7), phần mềm quản lý hồ sơ một cửa và chuyển ngay hồ sơ đã nhận đến phòng chuyên môn hoặc công chức có liên quan giải quyết.
3. Đối với các hồ sơ theo quy định có thời gian giải quyết nhiều ngày làm việc thì công chức tiếp nhận lập Phiếu tiếp nhận hồ sơ (theo Mẫu 2). Yêu cầu tổ chức, cá nhân ký vào Phiếu tiếp nhận hồ sơ. Ghi chép và cập nhật các nội dung liên quan vào Sổ theo dõi tiếp nhận và trả kết quả (theo Mẫu 7). Bộ phận TN&TKQ lập Phiếu theo dõi giải quyết hồ sơ (theo Mẫu 4) và chuyển hồ sơ đã nhận đến phòng chuyên môn hoặc công chức có liên quan giải quyết.
4. Thời gian giải quyết cho từng loại TTHC được thực hiện theo quy định của pháp luật.