Điều 16. Thủ tục gửi văn bản, hồ sơ giải quyết công việc
1. Tất cả các văn bản đến, hồ sơ trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phải được theo dõi trên hệ thống quản lý hồ sơ, văn bản của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm quản lý chặt chẽ cơ sở dữ liệu, văn bản đến, hồ sơ công việc theo quy định của pháp luật và theo dõi, đôn đốc quá trình xử lý.
2. Các văn bản của các sở ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, các tổ chức, cá nhân trong tỉnh gửi Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh (trừ những văn bản trình giải quyết hồ sơ công việc, các báo cáo nhanh, báo cáo định kỳ hàng tuần, tháng) phải do cấp trưởng, chủ thể (đối với cá nhân) ký và đóng dấu (nếu có) đúng thẩm quyền. Trường hợp cấp trưởng đi vắng phải có giấy ủy quyền cho cấp phó ký. Văn bản trình của các sở ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện phải bao gồm bản giấy và cả bản điện tử (trừ các hồ sơ kèm theo).
3. Trường hợp nội dung trình có liên quan đến chức năng của các cơ quan khác, trong hồ sơ trình phải có ý kiến bằng văn bản của các cơ quan liên quan. Nếu đã có văn bản lấy ý kiến nhưng cơ quan được hỏi ý kiến chưa trả lời, trong hồ sơ trình phải báo cáo rõ danh sách các cơ quan chưa trả lời.
4. Các văn bản trình giải quyết công việc phải là bản chính và chỉ gửi một bản cho Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh theo thẩm quyền giải quyết. Nếu cần gửi đến các cơ quan có liên quan để báo cáo hoặc phối hợp thì chỉ ghi tên cơ quan đó ở phần nơi nhận văn bản.