Điều 13. Trách nhiệm của Chủ tịch UBND cấp huyện và Chủ tịch UBND cấp xã
1. Tổ chức tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả theo cơ chế một cửa đúng Quy định này.
2. Củng cố, sắp xếp lại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả:
a) Bố trí công chức có đủ năng lực và phẩm chất, có kỹ năng giao tiếp tốt làm nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ. Khi làm việc công chức phải đeo thẻ, có bảng tên và chức danh để bàn.
Chủ tịch UBND cấp xã bố trí 01 hoặc 02 công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả; hoặc bố trí công chức để tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả thuộc các chức danh quy định tại Khoản 2, Điều 3, Nghị định số 92/2009/NĐ-CP ngày 22/10/2009 của Chính phủ quy định về chức danh, số lượng, một số chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức ở cấp xã và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã;
b) Bố trí phòng làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tại nơi thuận tiện, trong đó có 50% diện tích để bố trí nơi ngồi chờ cho công dân, tổ chức đến giao dịch. Diện tích làm việc tối thiểu của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả:
- Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cấp huyện: 80m2;
- Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cấp xã: 40m2.
c) Trang bị đủ điều kiện cơ sở vật chất cần thiết phục vụ cho việc tiếp nhận hồ sơ và tiếp xúc, giao dịch với công dân, tổ chức: Máy vi tính, máy photocopy, máy fax, máy in, điện thoại cố định, ghế ngồi, bàn làm việc, nước uống, quạt mát hoặc máy điều hòa nhiệt độ và các trang thiết bị cần thiết khác; ứng dụng công nghệ thông tin để tin học hóa các quy trình làm việc, phát triển số lượng và chất lượng, hiệu quả ứng dụng các dịch vụ hành chính công trực tuyến.
d) Chỉ đạo cập nhật đầy đủ và thường xuyên các biểu mẫu theo dõi tình hình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ:
- Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ;
- Sổ theo dõi hồ sơ;
- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả;
- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ.
Các mẫu biểu ban hành kèm theo Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ.
3. Thực hiện niêm yết công khai thủ tục hành chính đúng quy định theo Quyết định số 14/2014/QĐ-UBND ngày 03/6/2014 của UBND tỉnh về việc ban hành Quy chế công bố, công khai thủ tục hành chính trên địa bàn tỉnh.
Mở sổ góp ý, bố trí hòm thư góp ý, phiếu khảo sát lấy ý kiến người dân, niêm yết công khai số điện thoại của lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp xã.
4. Ban hành Quy chế hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc trách nhiệm quản lý. Trong đó quy định chi tiết về trách nhiệm của cơ quan chuyên môn, công chức có liên quan, danh mục thủ tục hành chính, thành phần, số lượng hồ sơ, trình tự, phí, lệ phí (nếu có), thời hạn, kết quả giải quyết đối với từng thủ tục hành chính tại cơ quan, đơn vị.
5. Ban hành quy chế phối hợp giữa các cơ quan chuyên môn cấp huyện để giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến nhiều cơ quan chuyên môn, nhằm đảm bảo thời hạn và rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức.
6. Thông tin, tuyên truyền Quy định này thông qua hệ thống Đài Phát thanh – Truyền hình, Đài Truyền thanh, tờ rơi, áp phích … để cá nhân, tổ chức được biết, thực hiện và kiểm tra giám sát việc thực hiện.
7. Thường xuyên tổ chức kiểm tra tình hình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ; rà soát, đánh giá tình hình công việc theo định kỳ, sơ kết, tổng kết rút kinh nghiệm; đề xuất, kiến nghị các vướng mắc, khó khăn phát sinh trong quá trình thực hiện.