Điều 4. Theo dõi, quản lý nhập, xuất vật tư, thuốc, hóa chất
- Nhập vật tư, thuốc, hóa chất
a) Tất cả các loại vật tư, thuốc, hóa chất phải được kiểm tra, xác nhận trước khi nhập kho.
b) Hội đồng kiểm nhập do Thủ trưởng đơn vị được giao nhiệm vụ quyết định. Thành phần Hội đồng kiểm nhập cấp tỉnh: Thủ trưởng đơn vị được giao dự toán, Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp, thủ kho, cán bộ cung ứng và các thành phần khác do Thủ trưởng đơn vị được giao nhiệm vụ quyết định; Thành phần kiểm tra khi nhập kho của Ủy ban nhân dân cấp huyện và cấp xã do Ủy ban nhân dân cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã quyết định. Thành phần Hội đồng kiểm nhập đối với cấp huyện gồm: Thủ trưởng cơ quan, đơn vị được giao dự toán; Lãnh đạo, chuyên viên phòng Tài chính - Kế hoạch; công chức phụ trách lĩnh vực nông nghiệp Phòng Kinh tế; lãnh đạo, nhân viên phụ trách chăn nuôi thú y Trung tâm Dịch vụ kỹ thuật nông nghiệp; Thủ trưởng đơn vị tiếp nhận, Thủ kho, đại diện cung ứng và các thành phần khác do Ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định. Thành phần Hội đồng kiểm nhập đối với cấp xã gồm: Lãnh đạo Ủy ban nhân dân xã, công chức Tài chính- Kế toán, Thủ kho, Cán bộ Khuyến nông - Thú y và các thành phần khác do Ủy ban nhân dân xã quyết định.
c) Nội dung kiểm nhập: Vật tư, thuốc, hóa chất khi nhập vào kho (gồm mua hàng, viện trợ, dự án, chương trình) phải được kiểm soát 100% trong đơn vị theo yêu cầu sau:
- Khi kiểm nhập cần tiến hành đối chiếu nội dung hợp đồng mua bán; hóa đơn hoặc phiếu xuất kho với thực tế về các chi tiết của từng mặt hàng như: tên vật tư, thuốc, tên hóa chất, nồng độ (hàm lượng), đơn vị tính, quy cách đóng gói, số lượng, số lô, đơn giá, hạn dùng, hãng sản xuất, nước sản xuất;
- Vật tư, thuốc, hóa chất nguyên đai nguyên kiện được kiểm nhập trước, toàn bộ thuốc được kiểm nhập trong thời gian tối đa là một ngày trước khi nhập về kho.
- Lập biên bản khi hàng bị hư hao, thừa, thiếu và thông báo cho cơ sở cung cấp để bổ sung, giải quyết;
- Khi nhận hàng kiểm tra điều kiện bảo quản đối với các vật tư, thuốc, hóa chất có yêu cầu bảo quản đặc biệt hoặc theo yêu cầu trên nhãn hàng hóa;
- Vật tư, thuốc, hóa chất có yêu cầu kiểm soát đặc biệt (thuốc có chất ma túy) làm biên bản kiểm nhập riêng.
d) Biên bản kiểm nhập, xác nhận phải có đủ chữ ký của thành viên hội đồng kiểm nhập (theo biểu mẫu gửi kèm).
đ) Vào sổ kiểm nhập vật tư, thuốc, hóa chất (đơn vị tiếp nhận thực hiện).
- Kiểm soát chất lượng vật tư, thuốc, hóa chất sử dụng tại cơ sở:
a) Kiểm soát 100% cảm quan chất lượng vật tư, thuốc, hóa chất nhập vào kho của đơn vị.
b) Kiểm soát chất lượng cảm quan vật tư, thuốc, hóa chất định kỳ và đột xuất tại kho, nơi pha chế và nơi cấp phát của đơn vị.
- Cấp phát vật tư, thuốc, hoá chất.
a) Thủ trưởng đơn vị phê duyệt phân khai cấp phát vật tư, thuốc, hóa chất trước khi cấp phát. Đối với cấp huyện và cấp xã do Ủy ban nhân dân huyện và Ủy ban nhân dân xã phê duyệt phân khai cấp phát vật tư, thuốc, hóa chất. Kế toán, thủ kho cấp phát vật tư, thuốc và hóa chất căn cứ vào kết quả phân khai lập phiếu xuất kho và xuất cấp vật tư, thuốc và hóa chất.
b) Cấp phát vật tư, thuốc, hóa chất cho các đơn vị có nhu cầu sử dụng khi có phiếu xuất kho.
c) Từ chối phát vật tư, thuốc, hóa chất nếu phát hiện sai sót trong phiếu xuất kho, thông báo lại với thủ trưởng ký duyệt.
d) Kiểm tra, đối chiếu khi cấp phát vật tư, thuốc, hóa chất:
- Đối chiếu số liệu trong phiếu xuất kho với quyết định được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt;
- Kiểm tra tên vật tư, thuốc, hóa chất, nồng độ (hàm lượng) đối với thuốc, hóa chất cấp phát;
- Nhãn vật tư, thuốc, hóa chất;
- Chất lượng vật tư, thuốc, hóa chất;
- Số lượng vật tư, thuốc, hóa chất trong phiếu xuất kho với số thuốc, hóa chất sẽ cấp phát.
e) Sau khi cấp phát phải vào sổ theo dõi vật tư, thuốc, hóa chất theo ngày, đợt cấp phát, địa phương được cấp phát.
f) Cấp phát vật tư, thuốc, hóa chất theo nguyên tắc hàng nhập trước xuất trước, hàng có hạn dùng ngắn hơn xuất trước. Chỉ được cấp phát các vật tư, thuốc, hóa chất còn hạn sử dụng và đạt tiêu chuẩn chất lượng.
- Lưu trữ chứng từ xuất, nhập vật tư, thuốc, hóa chất thực hiện theo quy định về lưu trữ hồ sơ cấp, phát vật tư, thuốc và hóa chất.