Điều 13. Hồ sơ đề nghị xét thưởng Giải thưởng, bao gồm
1. Đơn đề nghị xét tặng Giải thưởng của tác giả, đồng tác giả.
2. Biên bản xét tuyển của Hội đồng giải thưởng chuyên ngành (kèm theo các ý kiến phản biện của các chuyên gia).
Đối với Hội đồng giải thưởng chuyên ngành thì không có văn bản này.
3. Báo cáo tóm tắt công trình
4. Bản giới thiệu tóm tắt công trình với danh sách tác giả
5. Bản sao văn bản, tư liệu liên quan đến công trình
- Luận văn, sách chuyên khảo, bài báo gồm trang bìa và mục lục (nếu có);
- Văn bằng bảo hộ (nếu có);
- Nhận xét của tổ chức, cá nhân sử dụng kết quả công trình;
- Giấy chứng nhận giám định công nghệ hoặc đo đạc, kiểm nghiệm sản phẩm khoa học và công nghệ của công trình;
- Tài liệu liên quan khác (nếu có).
6. Biên bản đánh giá kết quả nghiên cứu đề tài khoa học và công nghệ hoặc dự án sản xuất thử nghiệm của Hội đồng đánh giá cấp tỉnh hoặc Hội đồng đánh giá do cấp quản lý đề tài tương ứng thành lập.
- Đối với các công trình đã xuất bản: nộp Giấy phép xuất bản.
7. Giấy xác nhận của các cơ quan liên quan chứng minh về công tác nộp báo cáo kết quả nghiên cứu và lưu trữ: 01 bản chính hoặc 01 bản sao có xác nhận của cơ quan chủ quản.
8. Thời gian xét thưởng và công bố Giải thưởng
8.1. Thời gian xét thưởng bắt đầu từ ngày cuối cùng nhận hồ sơ đề nghị xét thưởng Giải thưởng là 12 giờ 00 phút ngày 29 tháng 9 năm trước của định kỳ Giải thưởng 05 năm 01 lần.
Ngày nhận hồ sơ được tính theo dấu bưu điện của Bưu điện Quảng Trị (trường hợp gửi qua bưu điện) hoặc dấu "Văn bản đến" của Sở Khoa học và Công nghệ (trường hợp gửi trực tiếp).
8.2. Thời gian công bố Giải thưởng
Chậm nhất vào ngày 18 tháng 5 của năm kết thúc theo định kỳ Giải thưởng.
Cơ quan thường trực giúp Ban Tổ chức Giải thưởng có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ đề nghị xét thưởng.
Khi có yêu cầu, tác giả hoặc các đồng tác giả phải tạo điều kiện thuận lợi nhất để các thành viên Hội đồng được làm việc trực tiếp với bản gốc của văn bản, tài liệu liên quan đến công trình đã nêu trên.