Điều 10. Mọi Bí mật Nhà nước khi vận chuyển, giao, nhận đều phải đăng ký qua văn thư mật của đơn vị và theo quy trình thống nhất sau:
10.1. Gửi tài liệu mật
- Mỗi đơn vị trực thuộc Tổng cục đều phải mở sổ "Tài liệu mật đi" để theo dõi và ghi các nội dung sau: số thứ tự, số của tài liệu; ngày, tháng, năm ban hành, nơi nhận, trích yếu nội dung, độ mật, độ khẩn, người ký, cơ quan ban hành, thời gian thu hồi, ghi chú.
- Tài liệu mật gửi đi đều phải qua văn thư Văn phòng Tổng cục hoặc Phòng Hành chính, văn phòng của đơn vị và phải đảm bảo thủ tục sau:
+ Lập phiếu gửi: Tài liệu "Tối mật", "Tuyệt mật" gửi đi phải kèm theo phiếu gửi bỏ chung vào một phong bì.
+ Tài liệu "Mật" gửi đi để trong phòng bì. Giấy phong bì phải là loại giấy dai, khó bóc, hồ dán loại tốt.
- Tài liệu độ "Mật" ngoài bì đóng dấu ký hiệu chữ "C" in hoa nét đậm (không đóng dấu "Mật").
- Tài liệu "Tuyệt mật", "Tối mật" gửi bằng hai phòng bì:
+ Phong bì trong: ghi rõ số , ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu theo độ mật của tài liệu. Đóng dấu "chỉ người có tên mới được bóc phong bì" theo chỉ định.
+ Phong bì ngoài làm như phong bì tài liệu mật gửi đi, ngoài phong bì đóng dấu ký hiệu chữ "A" in hoa nét đậm là "Tuyệt mật"; ngoài phong bì đóng dấu ký hiệu chữ "B" in hoa nét đậm là "Tối mật" (không đóng dấu "Tuyệt mật", "Tối mật"). Tài liệu "Tuyệt mật" có gắn xi niêm phong.
10.2. Nhận tài liệu mật
- Mỗi đơn vị trực thuộc Tổng cục đều phải mở sổ "Tài liệu mật đến" để theo dõi. Nội dung ghi sổ như sổ "Tài liệu mật đi". Sau khi ghi sổ tài liệu mật đến phải trả ngay phiếu gửi cho nơi gửi.
- Trường hợp tài liệu mật đến mà phong bì trong có dấu "chỉ người có tên mới được bóc phong bì" thì văn thư vào sổ và chuyển ngay đến người có tên nhận hoặc đến người có trách nhiệm nếu người có tên nhận đi vắng. Văn thư không được bóc phong bì.
- Tài liệu mật gửi đến không đủ thủ tục theo quy định thì phải lập biên bản có ký nhận , rồi chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi.
10.3. Vận chuyển tài liệu mật
Khi vận chuyển tài liệu Bí mật Nhà nước phải bảo đảm an toàn tuyệt đối, theo quy định sau:
- Vận chuyển trong nước do cán bộ làm công tác bảo mật, hoặc lực lượng giao thông thuộc tổ chức Bưu điện đặc biệt thực hiện.
- Vận chuyển giữa các cơ quan, tổ chức của ngành ở trong nước với cơ quan, tổ chức của Việt nam ở nước ngoài do lực lượng giao thông ngoại giao thực hiện.
- Khi vận chuyển phải có đủ phương tiện và lực lượng bảo quản, bảo vệ an toàn.
- Cán bộ đi công tác trong và ngoài nước chỉ được mang những tài liệu Bí mật Nhà nước có liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ được giao, phải được Thủ trưởng có thẩm quyền xét duyệt. Chậm nhất là hai ngày kể từ khi trở về phải nộp lại cơ quan có bộ phận bảo mật kiểm tra và phải báo cáo bằng văn bản tình hình sử dụng tài liệu mật.