Điều 18. Quản lý và sử dụng con dấu
1. Quản lý con dấu
a) Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm quản lý con dấu của cơ quan, tổ chức.
b) Con dấu của cơ quan, tổ chức được giao cho công chức, viên chức văn thư của cơ quan giữ và đóng dấu tại cơ quan. Công chức, viên chức văn thư được giao nhiệm vụ giữ con dấu có trách nhiệm: Con dấu phải được bảo quản an toàn tại phòng làm việc của công chức, viên chức văn thư trong giờ và ngoài giờ làm việc. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan, tổ chức phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu; không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
c) Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, công chức, viên chức văn thư phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.
d) Khi cơ quan, đơn vị có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.
2. Sử dụng con dấu
a) Công chức, viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức.
b) Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.
c) Không được đóng dấu trong các trường hợp sau : Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.