Điều 13. Soạn thảo, ban hành, phát hành văn bản đi
1. Soạn thảo văn bản đi
a) Văn bản đi để xử lý hoặc phản hồi cho văn bản đến, thì cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản đi phải xử lý từ văn bản đến trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành;
b) Cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày; chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống quản lý văn bản và điều hành và cập nhật các thông tin cần thiết; thực hiện gửi xin ý kiến các đơn vị, cá nhân liên quan (nếu cần); tiếp thu, hoàn thiện bản thảo văn bản; trình lãnh đạo đơn vị kiểm tra và (hoặc) trình người có thẩm quyền ký ban hành trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành theo Quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị;
c) Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản;
d) Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.
2. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
a) Người đứng đầu đơn vị soạn thảo phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan và trước pháp luật về nội dung văn bản;
b) Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
3. Ký ban hành văn bản điện tử
a) Người có thẩm quyền ký ban hành văn bản: Sử dụng chữ ký số của cá nhân để ký số lên văn bản điện tử và chuyển văn thư cơ quan đăng ký, phát hành văn bản đi trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành;
b) Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan ban hành;
c) Vị trí, hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản thực hiện theo quy định tại khoản 7 Mục II Phần I Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
4. Đăng ký, phát hành văn bản đi
a) Văn thư cơ quan sử dụng chức năng của Hệ thống quản lý văn bản và điều hành để cập nhật số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản lên văn bản điện tử đã được ký số của người có thẩm quyền ký ban hành;
b) Phát hành văn bản giấy từ văn bản điện tử được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản điện tử đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, nhân bản, đóng dấu của cơ quan, đơn vị để tạo thành bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản giấy theo quy định;
c) Phát hành văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành:
Văn thư cơ quan sử dụng chữ ký số của cơ quan, đơn vị để ký số lên văn bản điện tử đã được ký số của người có thẩm quyền:
Vị trí, hình ảnh chữ ký số của cơ quan thực hiện theo quy định tại khoản 8 Mục II Phần I Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP;
Cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân theo nơi nhận văn bản và phát hành văn bản điện tử đi trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Trường hợp văn bản đi có đề nghị văn bản phản hồi, phải cập nhật đầy đủ thông tin yêu cầu phản hồi, thời hạn xử lý.
d) Thu hồi văn bản điện tử:
Trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, đồng thời thông báo qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành để bên gửi biết;
đ) Hằng năm, văn bản đi được đăng ký trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.
5. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:
a) Văn thư cơ quan, đơn vị gửi văn bản có trách nhiệm theo dõi việc tiếp nhận văn bản của cơ quan, đơn vị thuộc đối tượng nhận;
b) Người chủ trì soạn thảo văn bản đi có trách nhiệm theo dõi việc tiếp nhận, xử lý văn bản do cơ quan, đơn vị mình gửi.