Điều 10. Tiếp nhận , đăng ký văn bản đến
1. Tiếp nhận văn bản điện tử đến:
Trước khi tiếp nhận, văn thư bên nhận kiểm tra chữ ký số trên văn bản điện tử đến:
a) Trường hợp đảm bảo tính xác thực, tính toàn vẹn trên văn bản điện tử được ký số thì văn thư bên nhận tiến hành tiếp nhận trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành;
b) Trường hợp không đảm bảo tính xác thực, tính toàn vẹn của văn bản điện tử được ký số, hoặc gửi sai nơi nhận thì văn thư bên nhận phải trả lại cho bên gửi trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì văn thư bên nhận báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho bên gửi văn bản.
2. Số hóa văn bản đến từ văn bản giấy
Đối với văn bản đến là văn bản giấy: Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, đơn vị theo quy định tại Mục I Phần II Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
3. Đăng ký văn bản điện tử đến
a) Sau khi tiếp nhận văn bản điện tử đến hoặc văn bản giấy đến đã thực hiện số hóa và ký số theo quy định, văn thư cơ quan tiến hành đăng ký, cập nhật vào Hệ thống quản lý văn bản và điều hành các thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định tại Mục II Phần II Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP đảm bảo đầy đủ, rõ ràng, chính xác;
b) Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử và lưu trong Hệ thống quản lý văn bản và điều hành;
c) Hằng năm, văn bản đến được đăng ký vào Hệ thống quản lý văn bản và điều hành phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý.