Điều 7. Thủ tục nhập, xuất ấn chỉ quan trọng.
1. Thủ tục nhập kho:
a. Nhập ấn chỉ quan trọng từ Nhà in Ngân hàng: - Căn cứ vào Hợp đồng đặt in ấn chỉ quan trọng và Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của Nhà in Ngân hàng, Bộ phận được giao nhiệm vụ đi nhận phải thực hiện kiểm nhận số lượng và chất lượng ấn chỉ quan trọng một cách chu đáo, chặt chẽ. Cách thức giao nhận do hai bên (Ngân hàng và Nhà in Ngân hàng) thoả thuận với nhau nhưng phải đảm bảo số liệu khớp đúng với Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của Nhà in Ngân hàng cũng như số liệu nhập kho thực tế. - Căn cứ vào Hoá đơn kiêm phiêu xuất kho của Nhà in Ngân hàng và Phiếu Nhập kho của Kế toán Ngân hàng nhận, Thủ kho tiến hành kiểm nhận lại và nhập kho số ấn chỉ quan trọng này. Phiếu Nhập kho (theo phụ lục số 2) phải ghi rõ loại ấn chỉ quan trọng, số lượng, chất lượng của ấn chỉ, số xê ri (nếu có) và phải có đầy đủ chữ ký của người giao, người nhận, Kế toán vật liệu, Trưởng phòng kế toán và Giám đốc Ngân hàng. Phiếu Nhập kho được xử lý như sau: + 1 liên Phiếu Nhập kho Thủ kho dùng để ghi Thẻ kho theo đúng quy định hiện hành và được lưu tại Bộ phận kho quỹ; + 1 liên Phiếu Nhập kho và Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Kế toán dùng làm chứng từ để hạch toán tài khoản "Vật liệu" và lưu vào tập Nhật ký chứng từ. - Trường hợp nhận theo gói niêm phong, khi xuất kho để sử dụng hoặc bán cho khách hàng, phải tổ chức kiểm đếm lại gói niêm phong đó. Nếu có thừa, thiếu, lẫn loại hoặc sai số xê ri thì phải lập Biên bản kiểm nhận (theo phụ lục số 1) ghi rõ tình trạng thừa thiếu... và gửi về Nhà in Ngân hàng kèm niêm phong của bó thừa thiếu, lẫn loại hoặc sai số xê ri để xử lý.
b. Nhập ấn chỉ quan trọng từ Ngân hàng cấp trên hay từ các chi nhánh khác: Căn cứ vào Phiếu Xuất kho của bên giao và Phiếu Nhập kho của Kế toán Ngân hàng nhận, Thủ kho tiến hành kiểm nhận và nhập kho số ấn chỉ quan trọng này. Phiếu Nhập kho phải ghi rõ loại ấn chỉ quan trọng, số lượng, chất lượng của ấn chỉ, số xê ri (nếu có) và được xử lý như sau: + 1 liên Phiếu Nhập kho Thủ kho làm căn cứ để ghi Thẻ kho theo đúng quy định và lưu tại Bộ phận kho quỹ; + 1 liên Phiếu Nhập kho và Phiếu Xuất kho của bên giao Kế toán làm căn cứ để hạch toán tài khoản "Vật liệu" và lưu vào Nhật ký chứng từ. Phiếu Nhập kho phải có đầy đủ chữ ký của Kế toán vật liệu, Trưởng phòng kế toán, người giao, người nhận (Thủ kho) và của Giám đốc Ngân hàng nhận.