Điều 11. Trách nhiệm cụ thể của từng thành viên tham gia quản lý, trực tiếp làm công tác kho và theo dõi sổ sách kế toán ấn chỉ quan trọng như sau:
1. Giám đốc Ngân hàng: Chịu trách nhiệm toàn bộ công tác quản lý kho ấn chỉ quan trọng theo chế độ xuất, nhập, bảo quản, vận chuyển ấn chỉ quan trọng của đơn vị theo Quy định này.
2. Bộ phận kế toán
a. Trưởng phòng kế toán: - Tổ chức làm các thủ tục kế toán về xuất, nhập, bảo quản, vận chuyển ấn chỉ quan trọng theo đúng các quy định của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước. - Chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra việc mở và ghi chép sổ sách tại Bộ phận kế toán cũng như của Thủ kho. Giám sát việc thực hiện xuất, nhập kho từng lần. Thường xuyên đối chiếu đảm bảo sự khớp đúng số liệu giữa sổ sách kế toán và thẻ kho. - Tham gia Hội đồng kiểm kê ấn chỉ quan trọng.
b. Kế toán vật liệu: - Chịu trách nhiệm theo dõi chặt chẽ số lượng ấn chỉ quan trọng dự trữ, nếu thấy sắp hết hoặc còn dự trữ quá nhiều thì đều phải báo cáo Trưởng phòng kế toán để có hướng giải quyết. - Lập phiếu nhập, xuất kho ấn chỉ quan trọng và ghi chép kịp thời đầy đủ vào sổ sách kế toán. Cuối tháng phải đối chiếu số tồn kho trên sổ sách kế toán với số tồn kho trên các thẻ kho, nếu phát hiện có chênh lệch phải báo cáo với Trưởng phòng kế toán và tìm nguyên nhân chênh lệch đó.
3. Bộ phận kho quỹ
a. Trưởng phòng kho quỹ: - Tổ chức thực hiện việc xuất, nhập, bảo quản các ấn chỉ quan trọng. - Kiểm tra việc bảo quản ấn chỉ trong kho, két sắt; tham gia các kỳ kiểm tra, kiểm kê ấn chỉ quan trọng.
b. Thủ kho hoặc cán bộ phòng kho quỹ được giao trách nhiệm bảo quản ấn chỉ quan trọng: - Phải chịu trách nhiệm bảo quản các ấn chỉ quan trọng như bảo quản tiền trong kho quỹ của đơn vị và phải chấp hành đầy đủ những nguyên tắc và quy định về xuất, nhập và bảo quản ấn chỉ quan trọng. - Kiểm nhận số lượng, chất lượng, chủng loại ấn chỉ quan trọng trước khi nhập kho. Có quyền từ chối việc xuất kho ấn chỉ quan trọng khi chưa đầy đủ hoặc không đúng thủ tục xuất kho. - Phải sắp xếp giấy tờ in theo từng loại, theo một trật tự nhất định thống nhất với hệ thống số hiệu của các loại phù hợp với sổ sách kế toán, thuận tiện cho việc nhập, xuất và kiểm tra. - Phải mở đầy đủ sổ sách để ghi chép, theo dõi và lưu trữ các sổ sách, giấy tờ về kho đầy đủ, rõ ràng, chính xác.
4. Nhân viên nhận và bảo quản ấn chỉ quan trọng để sử dụng hoặc để nhượng bán cho khách hàng, phải có trách nhiệm bảo quản ấn chỉ quan trọng này trong tủ két có khoá an toàn. Cuối ngày, phải vào sổ theo dõi ấn chỉ quan trọng đang bảo quản (nhập, xuất, tồn trong ngày), thủ trưởng trực tiếp của nhân viên đó phải kiểm tra và ký xác nhận vào sổ theo dõi ấn chỉ quan trọng.