Điều 7. Phối hợp quản lý người nước ngoài trong đoàn khách vào thăm và làm việc tại địa phương; các đoàn vào tổ chức hội nghị, hội thảo, nghiên cứu khoa học, hoạt động y tế, thể dục, thể thao, văn hóa văn nghệ, các tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ, tình nguyện viên, chuyên gia nước ngoài, phóng viên, báo chí, truyền hình nước ngoài làm việc tại địa bàn tỉnh
1. Trách nhiệm của Sở Ngoại vụ
a) Chủ trì, phối hợp với các sở, ban, ngành liên quan, Ủy ban nhân dân cấp xã giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng là cơ quan đầu mối trong việc hướng dẫn, tổ chức đón tiếp và quản lý hoạt động đối với các tổ chức, cá nhân nước ngoài đến thăm, làm việc với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh hoặc triển khai các dự án, chương trình, hoạt động tại địa phương; xem xét, cho ý kiến đối với các đoàn của tổ chức quốc tế, cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam, tổ chức phi chính phủ nước ngoài, các công ty, doanh nghiệp nước
ngoài đã được cấp phép hoạt động tại Việt Nam; các đoàn đến theo chương trình công tác của các bộ, ban, ngành Trung ương hoặc trong khuôn khổ các chương trình, dự án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt đến nghiên cứu, khảo sát, làm việc tại tỉnh do các với các cơ quan, đơn vị, địa phương chủ trì, đón tiếp.
b) Chủ trì hoặc phối hợp thực hiện việc mời, bảo lãnh, đề nghị cấp thị thực và các giấy tờ liên quan cho tổ chức, cá nhân người nước ngoài nhập cảnh vào địa bàn tỉnh làm việc theo Thư mời (đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt).
c) Trao đổi, phối hợp với các đơn vị có liên quan, Ủy ban nhân dân cấp xã cung cấp cho Công an tỉnh các thông tin, tài liệu liên quan đến nhân sự, chương trình, hoạt động và các thông tin khác của các tổ chức, cá nhân nước ngoài đến làm việc tại địa phương.
2. Trách nhiệm của Công an tỉnh
a) Phối hợp với các cơ quan, đơn vị, địa phương về vấn đề liên quan đến công tác bảo đảm an ninh, trật tự trong việc cấp phép và quản lý hoạt động cho các đoàn vào.
b) Chủ trì xây dựng kế hoạch bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn cho các đoàn khách trong quá trình làm việc tại Cao Bằng; phối hợp với các đơn vị liên quan xử lý các tình huống đột xuất khi có yêu cầu; nắm tình hình, phát hiện và xử lý đối với các trường hợp vi phạm pháp luật Việt Nam.
3. Trách nhiệm của các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp xã
a) Các cơ quan, đơn vị chủ trì đón tiếp đoàn khách nước ngoài đến thăm và làm việc tại tỉnh gửi văn bản xin ý kiến Công an tỉnh, Sở Ngoại vụ và các cơ quan liên quan. Nội dung văn bản cần nêu rõ: Mục đích, nội dung, thời gian, chương trình, địa điểm làm việc, kinh phí đón tiếp đoàn, danh sách đoàn (họ tên, giới tính, quốc tịch, nghề nghiệp, ảnh hộ chiếu, ảnh thị thực đối với người nước ngoài đến từ các nước không được miễn thị thực hoặc các giấy tờ thay thế hộ chiếu, thị thực nhập cảnh). Tổng hợp ý kiến của các cơ quan, đơn vị trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Đối với trường hợp Đoàn vào gấp, Kế hoạch của tỉnh đã được ban hành, khách nước ngoài đã có trong thành phần mời tham dự các sự kiện, chương trình (đã có trong Kế hoạch) thì cơ quan chủ trì tham mưu tổ chức sự kiện, chủ động phối hợp với khách nước ngoài, cung cấp danh sách thành phần người nước ngoài, bản ảnh hộ chiếu, ảnh thị thực đối với các nước không được miễn thị thực và gửi các giấy tờ nhập cảnh hợp lệ về Công an tỉnh, Sở Ngoại vụ trước khi tổ chức sự kiện (trước 02 ngày làm việc).
b) Tham mưu cho lãnh đạo tỉnh thực hiện việc mời, bảo lãnh, đề nghị cấp thị thực cho người nước ngoài nhập cảnh vào địa bàn tỉnh và làm việc tại tỉnh về nội dung làm việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, lĩnh vực tham mưu quản lý của các sở, ban, ngành, đoàn thể, Ủy ban nhân dân cấp xã theo Thư mời của lãnh đạo tỉnh; Thực hiện việc tiếp đón, làm việc với các tổ chức, cá nhân nước ngoài thuộc chức năng, nhiệm vụ, lĩnh vực tham mưu quản lý của đơn vị.
c) Chỉ được phép tiếp đón, làm việc với các tổ chức, cá nhân nước ngoài sau khi được sự đồng ý của cơ quan có thẩm quyền. Nắm tình hình hoạt động của các tổ chức, cá nhân nước ngoài trong quá trình hoạt động tại địa phương; đồng thời, phối hợp với các đơn vị chủ trì và Công an tỉnh trong công tác quản lý đoàn vào và xử lý tình huống đột xuất xảy ra đối với tổ chức, cá nhân nước ngoài theo quy định của pháp luật.
d) Các đơn vị, địa phương được giao chủ trì đón tiếp, làm việc với tổ chức, cá nhân nước ngoài có trách nhiệm quản lý, cử cán bộ chuyên trách hướng dẫn người nước ngoài hoạt động theo đúng nội dung, chương trình đã đăng ký, tuân thủ các quy định của pháp luật. Trong quá trình làm việc, nếu phát sinh nội dung ngoài chương trình phải thông báo kịp thời cho Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Công an tỉnh để báo cáo cấp có thẩm quyền giải quyết. Trong thời hạn 07 ngày làm việc sau khi kết thúc hoạt động, báo cáo bằng văn bản đến cơ quan có thẩm quyền quyết định hoạt động, đồng thời gửi Sở Ngoại vụ, Công an tỉnh về kết quả làm việc.
đ) Sở Văn hóa, Thể thao và du lịch chủ trì, phối hợp, trao đổi với Công an tỉnh, Sở Ngoại vụ và các sở, ban, ngành liên quan, Ủy ban nhân dân cấp xã trong việc quản lý, hướng dẫn các phóng viên báo chí, truyền hình nước ngoài hoạt động trên địa bàn tỉnh.
e) Sở Dân tộc và Tôn giáo chủ trì, phối hợp, trao đổi với Công an tỉnh và các ban, ngành liên quan, Ủy ban nhân dân cấp xã trong việc quản lý người nước ngoài đến địa bàn tỉnh giảng dạy, truyền đạo, sinh hoạt tôn giáo; các tổ chức tôn giáo có yếu tố nước ngoài đến hoạt động nghiên cứu, hội thảo, tài trợ, hợp tác quốc tế về phát triển vùng dân tộc thiểu số tại địa phương.