Điều 4. Nguyên tắc, nội dung và hình thức phối hợp
1. Việc phối hợp thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giữa Văn phòng Đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai với Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan có chức năng quản lý đất đai cấp xã, cơ quan thuế và các cơ quan, đơn vị khác có liên quan phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
a) Bảo đảm đồng bộ, thống nhất, chặt chẽ, kịp thời, công khai, minh bạch.
b) Xác định rõ cơ quan, đơn vị chủ trì, phối hợp; trách nhiệm, quyền hạn của người đứng đầu cơ quan, đơn vị, không đùn đẩy, không chồng chéo; nội dung, thời hạn, cách thức thực hiện; chế độ thông tin, báo cáo.
c) Tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành; phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, quy chế tổ chức hoạt động của từng cơ quan, đơn vị và trách nhiệm, quyền hạn của công chức, viên chức, người lao động.
d) Các cơ quan, đơn vị liên quan phải chủ động cùng phối hợp, bàn bạc giải quyết các vướng mắc, phát sinh trong quá trình phối hợp giải quyết hồ sơ, nếu có vướng mắc mà các bên không thống nhất được cách giải quyết thì cơ quan chủ trì báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định.
đ) Cơ quan tham gia phối hợp giải quyết thủ tục hành chính về đất đai chịu trách nhiệm thực hiện đúng thẩm quyền và thời gian theo quy định của pháp luật, không chịu trách nhiệm về những nội dung trong các văn bản, giấy tờ có trong hồ sơ đã được cơ quan, người có thẩm quyền khác chấp thuận, thẩm định, phê duyệt hoặc giải quyết trước đó; không chịu trách nhiệm về thời gian giải quyết tại các cơ quan khác.
Trường hợp quá thời gian giải quyết theo quy định pháp luật mà chưa giải quyết thì cơ quan giải quyết chậm trễ phải có Văn bản xin lỗi người yêu cầu đăng ký và thông tin đến các cơ quan có liên quan để phối hợp.
2. Nội dung phối hợp:
a) Phối hợp trong công tác tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính đất đai;
b) Phối hợp trong công tác xác định nghĩa vụ tài chính đất đai;
c) Phối hợp trong công tác khai thác thông tin, cung cấp hồ sơ, dữ liệu đất đai;
d) Phối hợp trong công tác lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính; xây dựng, cập nhật cơ sở dữ liệu đất đai;
e) Phối hợp trong công tác tiếp nhận, quản lý, sử dụng phôi giấy chứng nhận;
g) Phối hợp trong công tác thống kê, kiểm kê đất đai và lập bản đồ hiện trạng sử dụng đất;
h) Phối hợp trong công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại tố cáo, tranh chấp về đất đai;
i) Phối hợp các nội dung khác theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai.
3. Hình thức phối hợp:
3.1. Lấy ý kiến bằng văn bản
a) Cơ quan chủ trì có văn bản đề nghị gửi đến các cơ quan phối hợp, trong văn bản có thời hạn được ấn định để cơ quan phối hợp có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho cơ quan chủ trì;
b) Cơ quan phối hợp chịu trách nhiệm về các thông tin đã cung cấp. Trường hợp đã quá thời gian theo quy định của pháp luật mà cơ quan phối hợp chưa cung cấp thông tin theo đề nghị của cơ quan chủ trì thì phải nêu rõ lý do.
3.2. Lấy ý kiến trực tiếp tại cuộc họp hoặc phối hợp kiểm tra thực địa.
a) Cơ quan chủ trì tổ chức cuộc họp hoặc kiểm tra thực địa có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tài liệu có liên quan, có giấy mời họp hoặc kiểm tra thực địa, trong đó xác định rõ về nội dung cần phối hợp, tham gia ý kiến theo đúng chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan phối hợp, thành phần tham dự, thời gian, địa điểm, nội dung cuộc họp hoặc kiểm tra thực địa. Trường hợp tổ chức họp hoặc kiểm tra thực địa đột xuất, chưa chuẩn bị được tài liệu, nội dung thì nêu rõ lý do bằng văn bản.
b) Cơ quan phối hợp có trách nhiệm cử cán bộ, công chức, viên chức tham gia đúng thành phần theo văn bản mời; việc từ chối tham gia phải thông báo nêu rõ lý do bằng văn bản cho cơ quan chủ trì biết. Cán bộ, công chức, viên chức tham gia phải chịu trách nhiệm về ý kiến phát biểu tại cuộc họp hoặc buổi kiểm tra thực địa. Trường hợp cơ quan chủ trì không nêu rõ nội dung, ý kiến cần tham gia phối hợp hoặc yêu cầu tham gia nội dung không phù hợp theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan phối hợp thì cơ quan phối hợp có quyền từ chối tham gia và không phản hồi bằng văn bản.
Ý kiến của cán bộ, công chức, viên chức được cử tham gia là ý kiến của cơ quan phối hợp và được ghi nhận bằng Biên bản. Biên bản kiểm tra thực địa hoặc Biên bản làm việc là một trong những cơ sở để cơ quan chủ trì giải quyết hồ sơ theo quy định. Cán bộ, công chức, viên chức được cử tham gia phải thực hiện theo nhiệm vụ phối hợp được phân công, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và báo cáo kết quả thực hiện với lãnh đạo cơ quan. Trường hợp có ý kiến khác với ý kiến của cán bộ, công chức, viên chức tham gia phối hợp, cơ quan phối hợp phải có văn bản phản hồi về cơ quan chủ trì trong thời gian tối đa 01 ngày sau buổi làm việc.
c) Cơ quan chủ trì có trách nhiệm tổng hợp đầy đủ nội dung cuộc họp hoặc buổi kiểm tra thực địa bằng biên bản. Kết thúc cuộc họp hoặc buổi kiểm tra thực địa, các thành viên tham gia họp có trách nhiệm ký vào biên bản để xác nhận ý kiến của mình. Cơ quan chủ trì thực hiện lưu biên bản cuộc họp, kiểm tra hồ sơ theo quy định.