Điều 8. Số hóa thông tin và lưu trữ dữ liệu
1. Thông tin được tạo ra do các Sở, Ban, Ngành tỉnh và các đơn vị trực thuộc, Ủy ban nhân dân cấp huyện và các đơn vị trực thuộc, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và các đơn vị trực thuộc, Ủy ban nhân dân cấp xã, đều phải ở dạng số và lưu trữ theo quy định tại Điều 3 Quy chế này để bảo đảm an toàn, dễ dàng quản lý, truy nhập, tìm kiếm thông tin.
2. Thông tin số phải được định kỳ sao chép tại từng đơn vị để lưu trữ và dự phòng, định kỳ đồng bộ về Trung tâm Tin học - Sở Thông tin và Truyền thông.
3. Chi cục lưu trữ - Sở Nội vụ và Bộ phận lưu trữ - Phòng Nội vụ cấp huyện có phương án lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu điện tử khi các đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ.
4. Cơ quan nhà nước có kế hoạch số hóa những nguồn thông tin, văn bản chưa ở dạng số, có liên quan đến việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng, theo thứ tự ưu tiên về thời gian và tầm quan trọng.
5. Thời gian bảo quản hồ sơ, tài liệu điện tử được thực hiện theo Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.