Điều 5. Mã hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử
1. Dùng 13 ký tự số của chuẩn mã số EAN-13 cho mã hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử.
2. Các ký tự số từ trái qua phải được phân bổ như sau:
a) Các ký tự số thứ 1, thứ 2, thứ 3, thứ 4 là mã số của các Sở, Ban, Ngành tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn; các đơn vị sự nghiệp, phòng, ban, có con dấu riêng của Sở, Ban, Ngành tỉnh và Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, được sử dụng làm mã hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử, được phân bổ như sau:
- Các ký tự số thứ 3 và thứ 4 là mã số của Sở, Ban, Ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố.
- Các ký tự số thứ 1, thứ 2 sẽ được phân bổ cho các đơn vị sự nghiệp, phòng, ban, có con dấu riêng của các Sở, Ban, Ngành tỉnh. Đối với các huyện, thị xã, thành phố thứ tự từ 01 đến 20 cho các xã, phường, thị trấn trên địa bàn; thứ tự từ 21 đến 99 phân bổ cho từng phòng, ban, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố. Cụ thể như sau:
Sở Nội vụ: 0001
Sở Kế hoạch và Đầu tư: 0002
Sở Tài chính: 0003
Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn: 0004
Sở Khoa học và Công nghệ: 0005
Sở Công thương: 0006
Sở Thông tin và Truyền thông: 0007
Sở Ngoại vụ: 0008
Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch: 0009
Sở Tài nguyên và Môi trường: 0010
Thanh tra tỉnh: 0011
Sở Giao thông Vận tải: 0012
Sở Xây dựng: 0013
Sở Lao động - Thương binh và Xã hội: 0014
Sở Y tế: 0015
Sở Giáo dục và Đào tạo: 0016
Sở Tư pháp: 0017
Ban Quản lý Khu kinh tế: 0018
Ủy ban nhân dân thành phố Long Xuyên: 0019
Ủy ban nhân dân thành phố Châu Đốc: 0020
Ủy ban nhân dân thị Xã Tân Châu: 0021
Ủy ban nhân dân huyện An Phú: 0022
Ủy ban nhân dân huyện Châu Phú: 0023
Ủy ban nhân dân huyện Phú Tân: 0024
Ủy ban nhân dân huyện Chợ Mới: 0025
Ủy ban nhân dân huyện Châu Thành: 0026
Ủy ban nhân dân huyện Thoại Sơn: 0027
Ủy ban nhân dân huyện Tịnh Biên: 0028
Ủy ban nhân dân huyện Tri Tôn: 0029
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang: 0030
Văn phòng Đoàn ĐB Quốc Hội và HĐND tỉnh: 0031
Trường hợp phát sinh nhu cầu mã số đơn vị mới, Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bổ sung danh mục này. Sở Thông tin và Truyền thông hướng dẫn mã số quy định các đơn vị sự nghiệp, Phòng, Ban có con dấu riêng của các Sở, Ban, Ngành tỉnh; các Phòng, Ban, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố; các xã, phường, thị trấn.
b) Các ký tự số thứ 1, thứ 2, thứ 3, thứ 4 cũng dùng làm mã định danh cho các đơn vị trong việc thực hiện gửi nhận văn bản điện tử, trên phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng. Mã định danh được quy định: Z1Z2.Y1Y2[email protected]
Trong đó:
- Tên miền e-doc.vn là tên miền chung cho các cơ quan nhà nước do Bộ Thông tin và Truyền thông quản lý;
- Y1Y2: Là ký tự thứ 3 và 4 của dãy mã số EAN-13 được quy định cho các Sở, Ban, Ngành tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức xã hội, các tổ chức xã hội - nghề nghiệp trên địa bàn tỉnh;
- Z1Z2: Là ký tự thứ 1, thứ 2 của dãy mã số EAN-13 được quy định cho các đơn vị sự nghiệp, phòng, ban, có con dấu riêng của các Sở, Ban, Ngành tỉnh và các đơn vị thuộc/trực thuộc Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố;
- H01: Là mã định danh được quy định cho Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang theo hướng dẫn từ Bộ Thông tin và Truyền thông;
Giữa các ký tự số thứ 1, thứ 2 và thứ 3, thứ 4 cách nhau bởi dấu chấm theo quy định (ví dụ: Sở Nội vụ: 00.01[email protected]; Sở Kế hoạch và Đầu tư: 00.02.H01@e- doc.vn).
c) Các ký tự số thứ 5, thứ 6 và thứ 7 là mã số đại diện cho năm tài chính lưu trữ văn bản điện tử (ví dụ: năm 2014 được ký hiệu là ----014-----);
d) Các ký tự số thứ 8, thứ 9 là mã số được chia theo nhóm tài nguyên quản lý trong mỗi cơ quan theo quy định tại Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; các ký tự số thứ 10, thứ 11 và thứ 12 là mã số đại diện cho nhóm nhỏ tài liệu theo từng lĩnh vực quản lý chuyên môn trong mỗi đơn vị.
đ) Ký tự số thứ 13 là số kiểm tra.
3. Trong quá trình quản lý, mã hồ sơ trong các phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng được thực hiện theo phụ lục hướng dẫn kèm theo.