Điều 41. Thủ tục gửi Công văn, Tờ trình giải quyết công việc
1. Các thủ tục cần thiết khi trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giải quyết công việc:
a) Công văn, Tờ trình gửi UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh để đề nghị giải quyết công việc phải có nội dung rõ ràng và đúng thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh. Nếu là văn bản của cơ quan, tổ chức thì phải được Thủ trưởng cơ quan ký tên và đóng dấu;
b) Đối với các đề án nêu tại điểm a khoản 2 Điều 17 Quy chế này, hồ sơ trình gồm:
- Tờ trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh: Trong đó thuyết minh rõ nội dung chính của đề án, luận cứ của các kiến nghị, các ý kiến khác nhau; trong trường hợp tham mưu UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh nhiều phương án thì Thủ trưởng cơ quan trình phải có chính kiến chọn lựa phương án nào, lý giải tại sao đó là phương án chọn.
- Văn bản của cơ quan thẩm định đề án theo quy định của pháp luật.
- Báo cáo giải trình việc tiếp thu ý kiến tham gia của các cơ quan có liên quan, kể cả ý kiến thẩm định.
- Dự thảo văn bản chính, dự thảo văn bản hướng dẫn thi hành (nếu có) và phải có chữ ký tắt của Thủ trưởng cơ quan chủ trì soạn thảo vào dự thảo văn bản cho UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh ký. Nội dung các dự thảo phải rõ ràng, cụ thể để khi văn bản chính được thông qua, có thể thực hiện được ngay.
- Kế hoạch tổ chức thực hiện khi đề án được thông qua, khi văn bản được ban hành.
- Các tài liệu cần thiết khác.
2. Đối với các cơ quan, tổ chức không thuộc hệ thống hành chính nhà nước thì thực hiện thủ tục gửi công văn theo quy định hiện hành của pháp luật về công tác văn thư. Cơ quan, tổ chức nước ngoài có thể thực hiện thủ tục gửi công văn theo thông lệ.
3. Hồ sơ trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh phải được Văn phòng UBND tỉnh lập danh mục theo dõi quá trình xử lý và được lưu trữ có hệ thống.