Điều 15. Trình tự tiếp nhận hồ sơ trực tuyến của cá nhân, tổ chức
1. Trình tự tiếp nhận hồ sơ trực tuyến:
a) Cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận Một cửa phải xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ ngay khi nhận được hồ sơ trên phần mềm; phản hồi thông tin về tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ cho cá nhân, tổ chức.
b) Cá nhân, tổ chức nhận kết quả trả lời về tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ thông qua tin nhắn, hộp thư điện tử (Email), hình thức khác... của cá nhân, tổ chức đã cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền.
c) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác hoặc không thuộc thẩm quyền giải quyết theo quy định, cán bộ, công chức, viên chức Bộ phận Một cửa phải có thông báo, nêu rõ nội dung, lý do và hướng dẫn cụ thể, đầy đủ một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung đầy đủ, chính xác hoặc gửi đúng đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết. Việc thông báo được thực hiện thông qua chức năng gửi thư điện tử, gửi tin nhắn hoặc hình thức khác tới tổ chức, cá nhân.
d) Thời điểm nhận hồ sơ trực tuyến tại cơ quan có thẩm quyền được xác định là thời điểm hồ sơ điện tử đó được nhập vào Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh và thông báo hồ sơ hợp lệ hoặc thời điểm giao nhận đầy đủ hồ sơ giữa nhân viên DVBCCI và cán bộ, công chức, viên chức Bộ phận Một cửa. Nếu thời điểm hồ sơ điện tử nhập vào hệ thống ngoài giờ hành chính thì thời điểm tiếp nhận hồ sơ điện tử đến được tính là thời điểm bắt đầu từ ngày, giờ hành chính kế tiếp.
đ) Nếu hồ sơ của tổ chức, cá nhân đầy đủ, hợp lệ thì cán bộ, công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa tiếp nhận hồ sơ và cập nhật vào Hệ thống thông tin một cửa điện tử, lập giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (mẫu giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Quyết định số 25/2019/QĐ-UBND ngày 15/7/2019 của UBND tỉnh về Ban hành quy định về giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông trên địa bàn tỉnh An Giang), đồng thời chuyển hồ sơ ngay cho cơ quan có thẩm quyền để giải quyết theo quy định hoặc chuyển vào đầu giờ (từ 7 giờ 00 phút) ngày làm việc tiếp theo đối với trường hợp tiếp nhận sau 16 giờ hàng ngày.
2. Tiếp nhận hồ sơ trực tuyến của tổ chức, cá nhân chưa ứng dụng chữ ký số:
a) Thực hiện các bước theo trình tự tiếp nhận hồ sơ tại khoản 1 Điều này;
b) Cá nhân, tổ chức nhận kết quả trả lời về tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ:
- Hồ sơ đầy đủ và hợp lệ theo quy định, cá nhân, tổ chức mang theo hồ sơ giấy, khi đến cơ quan có thẩm quyền nhận kết quả giải quyết TTHC, để đối chiếu với hồ sơ nộp trực tuyến và lưu trữ theo quy định; nộp phí, lệ phí (nếu có) trực tuyến trên Cổng dịch vụ công hoặc sử dụng DVBCCI để giao hồ sơ và nhận kết quả TTHC;
- Hồ sơ chưa đầy đủ, cá nhân, tổ chức bổ sung hồ sơ và trở lại trình tự tiếp nhận hồ sơ tại khoản 1 Điều này.
3. Trình tự tiếp nhận hồ sơ trực tuyến của tổ chức, cá nhân có ứng dụng chữ ký số:
a) Thực hiện các bước theo trình tự tiếp nhận hồ sơ tại khoản 1 Điều này;
b) Cá nhân, tổ chức nhận kết quả trả lời về tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ:
- Trường hợp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ theo quy định, kết quả giải quyết TTHC là hồ sơ giấy: Cơ quan có thẩm quyền hẹn ngày trả kết quả; tổ chức, cá nhân nộp phí, lệ phí (nếu có) khi đến nhận kết quả hoặc sử dụng DVBCCI để nhận kết quả (phương thức nộp phí, lệ phí (nếu có) do cá nhân, tổ chức thống nhất với doanh nghiệp bưu chính công ích); Kết quả giải quyết TTHC là hồ sơ điện tử có ký số: Cơ quan có thẩm quyền hẹn thời gian trả kết quả, nộp phí, lệ phí (nếu có) trực tuyến trên Cổng dịch vụ công hoặc sử dụng DVBCCI.
- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ theo quy định, cá nhân, tổ chức bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ và trở lại trình tự tiếp nhận hồ sơ tại khoản 1 Điều này.
4. Mỗi hồ sơ thủ tục hành chính sau khi được tiếp nhận sẽ được cấp một Mã số hồ sơ được ghi trong Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Tổ chức, cá nhân sử dụng Mã số hồ sơ để tra cứu tình trạng giải quyết thủ tục hành chính tại Cổng Dịch vụ công. Trường hợp thủ tục hành chính có quy định phải trả kết quả giải quyết ngay khi sau khi tiếp nhận, giải quyết, nếu hồ sơ đã đầy đủ, chính xác, đủ điều kiện tiếp nhận, cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận không phải lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả, nhưng phải cập nhật tình hình, kết quả giải quyết vào Hệ thống thông tin một cửa điện tử; trường hợp người nộp hồ sơ yêu cầu phải có Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thì cán bộ, công chức, viên chức cung cấp cho người nộp hồ sơ.