Điều 4. Quy trình huy động, quản lý, sử dụng nguồn kinh phí đóng góp để xây dựng mới, nâng cấp sửa chữa các dự án thuộc xã, phường, thị trấn quản lý
1. Khi có nhu cầu đầu tư xây dựng mới, nâng cấp sửa chữa các công trình cơ sở hạ tầng (kể cả trường học) thuộc cấp xã quản lý cần huy động sự đóng góp của người dân, UBND cấp xã tổ chức rà soát, xác định sơ bộ quy mô đầu tư, tổng nhu cầu vốn, dự kiến cân đối các nguồn vốn bố trí cho dự án, trong đó có dự kiến phần vốn huy động đóng góp của Nhân dân; tổ chức lấy ý kiến của người dân trên địa bàn về chủ trương đầu tư dự án (đối với đầu tư xây dựng trường học thì phải lấy thêm ý kiến của Ban Giám hiệu nhà trường và của Hội phụ huynh).
Việc lập, thẩm định, phê duyệt và quyết định về chủ trương đầu tư xây dựng thực hiện theo các quy định hiện hành.
2. UBND cấp xã chủ trì phối hợp với Ủy ban MTTQ Việt Nam cấp xã tổ chức cuộc họp dân (hoặc chủ hộ) từng thôn, tổ dân phố (đối với huy động đầu tư xây dựng trường học thì mời thêm Hội phụ huynh) để thảo luận, bàn và thống nhất về: Chủ trương đầu tư; nội dung huy động, quản lý và sử dụng các khoản đóng góp tự nguyện để xây dựng cơ sở hạ tầng của cấp xã; mức huy động, đối tượng miễn, giảm, mức giảm nhưng phải phù hợp với quy định của pháp luật.
a) Tổ chức cuộc họp thảo luận và biểu quyết công khai hoặc bỏ phiếu kín (hình thức biểu quyết do hội nghị quyết định) các nội dung nêu trên; lập biên bản gửi UBND cấp xã.
b) Cuộc họp trên được tiến hành khi có ít nhất hai phần ba số người (hoặc chủ hộ) trong diện họp tham dự.
Nếu có trên 50% số người dự họp đồng ý thì việc huy động đóng góp được tổ chức thực hiện; nếu số người đồng ý chưa đạt quá 50% số người dự họp thì tổ chức lại cuộc họp để có phương án phù hợp, đồng thuận; trường hợp không tổ chức lại được cuộc họp thì phát phiếu lấy ý kiến tới các hộ gia đình.
3. UBND cấp xã và nhà trường có trách nhiệm công bố công khai mức huy động đóng góp, các trường hợp được miễn, giảm và mức giảm trước khi tổ chức huy động.
4. Tổ chức huy động:
a) Căn cứ dự án được duyệt, đối tượng, mức huy động đã được thống nhất tại khoản 2 điều này, Chủ tịch UBND cấp xã chỉ đạo trưởng thôn, trưởng các khối phố phối hợp với Ủy ban MTTQ Việt Nam cấp xã thông báo cho Nhân dân được biết về mức huy động đóng góp, các trường hợp miễn giảm, mức giảm trước khi tổ chức huy động; địa điểm và thời gian thực hiện thu đóng góp.
b) UBND cấp xã chủ trì phối hợp với trưởng thôn (tổ trưởng dân phố) và các đơn vị liên quan để tổ chức thu các khoản huy động đóng góp.
c) Kế toán cấp xã có trách nhiệm: Tiếp nhận các khoản đóng góp của Nhân dân; thực hiện đúng các quy định về chứng từ kế toán ngân sách xã trong quá trình thu; quản lý và trong ngày phải nộp đầy đủ, kịp thời số tiền thu được vào tài khoản tiền gửi khác của UBND cấp xã mở tại kho bạc Nhà nước; sử dụng và thanh quyết toán các khoản đóng góp của Nhân dân cho việc đầu tư xây dựng dự án theo đúng các quy định pháp luật về chế độ kế toán ngân sách xã và các quy định hướng dẫn quản lý ngân sách xã của Bộ Tài chính tại Thông tư số 344/2016/TT-BTC ngày 30/12/2016.
5. Quản lý và sử dụng:
Sau khi dự án đầu tư được phê duyệt, UBND cấp xã có trách nhiệm:
- Thành lập Ban quản lý dự án theo quy định hoặc thuê tổ chức đủ điều kiện để tổ chức quản lý dự án đảm bảo đúng tiến độ và dự toán, thiết kế được duyệt.
- Thành lập Ban giám sát đầu tư của cộng đồng, các thành viên của Ban giám sát do Nhân dân bàn và quyết định cử ra trong số đại diện hộ gia đình trong xã và có thể bầu chọn trong số đại diện Ban thanh tra nhân dân cấp xã, đại diện Ủy ban MTTQ Việt Nam cấp xã.
Ban giám sát đầu tư của cộng đồng có trách nhiệm giám sát việc huy động, quản lý và sử dụng các khoản đóng góp của Nhân dân để đầu tư xây dựng các công trình; giám sát quá trình thi công, nghiệm thu, bàn giao và quyết toán công trình theo đúng quy định, đúng mục đích và đảm bảo hiệu quả; phát hiện và thông báo kịp thời cho cấp có thẩm quyền để xử lý đối với những hành vi vi phạm trong quá trình tổ chức huy động, quản lý và sử dụng các khoản đóng góp của Nhân dân để đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng cấp xã.
6. Nghiệm thu, bàn giao dự án đầu tư xây dựng:
a) Kết thúc thi công, trước khi bàn giao dự án đưa vào sử dụng, UBND cấp xã phải tổ chức nghiệm thu dự án theo đúng quy định. Việc nghiệm thu phải có sự tham gia của Ban giám sát đầu tư của cộng đồng.
Sau khi nghiệm thu, UBND cấp xã phải tổ chức bàn giao dự án cho đơn vị quản lý và sử dụng. Việc sử dụng dự án phải đúng mục đích, hàng năm phải có kế hoạch và bố trí kinh phí để duy tu, bảo dưỡng dự án.
b) Ban Quản lý dự án phải tiến hành lập báo cáo quyết toán dự án hoàn thành trình cấp có thẩm quyền thẩm định, phê duyệt, đảm bảo chính xác, đúng quy định.
c) Kế toán cấp xã có trách nhiệm quyết toán số thu và sử dụng các khoản huy động đóng góp của Nhân dân, tính toán xác định số chênh lệch giữa số thực thu với số thực chi cho dự án. Việc xử lý số chênh lệch thu - chi (nếu có) phải được Nhân dân bàn và quyết định.
d) Sau khi quyết toán dự án hoàn thành, UBND cấp xã lập báo cáo tình hình thu, quản lý và sử dụng các khoản đóng góp của Nhân dân để công khai cho dân biết, đồng thời gửi cho UBND cấp huyện để tổng hợp báo cáo theo quy định.
Các báo cáo gồm:
- Báo cáo tài chính về tình hình huy động, quản lý và sử dụng các khoản đóng góp của Nhân dân cho dự án (phản ánh rõ ràng, đầy đủ các khoản thu, chi);
- Báo cáo tình hình chấp hành dự toán thiết kế và dự toán thi công của dự án;
- Biên bản nghiệm thu, báo cáo giám sát thi công dự án;
- Báo cáo, đánh giá kết quả sử dụng vốn huy động của dự án.
7. Trường hợp Nhân dân trong phạm vi một thôn hoặc một cộng đồng dân cư của xã, phường, thị trấn tự nguyện đứng ra tổ chức huy động, tự quản lý việc đầu tư xây dựng dự án phục vụ trực tiếp cho lợi ích của cộng đồng dân cư (dự án 100% vốn huy động đóng góp), trước khi thực hiện xây dựng dự án phải báo cáo UBND cấp xã để được hướng dẫn việc lập hồ sơ xây dựng đúng quy hoạch, dự toán dự án đầu tư, thanh quyết toán dự án, thực hiện công khai tài chính.