Điều 10. Lưu trữ, khai thác văn bản điện tử đã ký số
1. Lưu trữ văn bản điện tử đã ký số
a) Trường hợp nhận văn bản đến bằng văn bản điện tử có sử dụng chữ ký số, các cơ quan, tổ chức phải thực hiện ngay việc đưa văn bản đến vào hệ thống quản lý văn bản đi, đến (hệ thống Quản lý văn bản và điều hành) của mình, chuyển xử lý trong nội bộ cơ quan, tổ chức mà không cần thực hiện việc in văn bản ra giấy và đóng dấu đến.
b) Văn bản điện tử được ký số khi lưu trữ phải là dạng nguyên bản, không bị thay đổi sai lệch theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
c) Văn bản điện tử được ký số phải được lưu trữ có tổ chức, khoa học bảo đảm cho việc tìm kiếm, tra cứu được dễ dàng, thuận tiện.
d) Sau khi gửi, nhận các văn bản điện tử được ký số phải thực hiện lưu trữ trên các hệ thống lưu trữ của đơn vị đảm bảo giữ bản gốc phục vụ kiểm tra đối chiếu.
đ) Mỗi cơ quan, đơn vị phải thực hiện xây dựng danh mục hồ sơ điện tử của cơ quan. Căn cứ vào danh mục hồ sơ điện tử của cơ quan, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm mở hồ sơ, thu thập và cập nhật tất cả văn bản, tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng.
2. Khai thác văn bản điện tử đã ký số
Văn bản điện tử đã ký số đang lưu trữ được chuyển đổi thành văn bản giấy để phục vụ cho công tác chuyên môn của các cơ quan, đơn vị (nếu cần thiết). Chỉ những văn bản điện tử có chữ ký số đáp ứng Khoản 1 Điều 9 Quy chế này mới đủ điều kiện chuyển đổi thành văn bản giấy. Cơ quan, đơn vị thực hiện chuyển đổi văn bản điện tử thành văn bản giấy phải đóng thêm dấu xác nhận của cơ quan, đơn vị (với văn bản có nhiều trang, đóng dấu giáp lai vào các trang của văn bản được in ra giấy). Bản in của văn bản điện tử có chữ ký số sau khi chuyển đổi thành văn bản giấy có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy có chữ ký tay và con dấu; Việc khai thác phải tuân thủ các quy định hiện hành về văn bản điện tử.