Điều 5. Quy trình, thủ tục hồ sơ và thời gian gửi tác phẩm tham gia dự giải
1. Quy trình a) Tác giả hoặc nhóm tác giả có tác phẩm tham dự giải đã đăng phát ở các cơ quan báo chí trong tỉnh gửi tác phẩm cho Ban Biên tập các cơ quan báo chí đã đăng, phát tác phẩm của tác giả, nhóm tác giả. Ban Biên tập chủ trì, phối hợp với các Chi hội Nhà báo tổ chức tuyển chọn và làm thủ tục hồ sơ gửi tác phẩm tham gia dự giải cho Hội Nhà báo tỉnh - cơ quan Thường trực Hội đồng chấm giải.
b) Tác giả, nhóm tác giả có tác phẩm tham gia dự giải không đăng phát ở các cơ quan báo chí của tỉnh Quảng Trị trực tiếp gửi tác phẩm tham gia dự giải cho Hội Nhà báo tỉnh - cơ quan Thường trực Hội đồng chấm giải sau khi có ý kiến đồng ý của Trưởng đại diện hoặc Cơ quan báo chí của tác giả tham dự giải.
2. Thủ tục
a) Tác phẩm dự giải phải ghi rõ thể loại, tên thật của tác giả, thời điểm công bố, cơ quan công bố và chứng nhận khen thưởng (nếu có).
b) Tác phẩm báo in, báo điện tử và các trang thông tin điện tử của các cơ quan báo chí phải gửi tác phẩm gốc (in một mặt trên giấy A4) và sao chụp tác phẩm đã được sử dụng trên báo.
c) Tác phẩm ảnh báo chí phải gửi ảnh gốc (kích cỡ 18 x 24cm) và sao chụp tác phẩm đã được sử dụng trên báo.
d) Tác phẩm báo nói, báo hình phải gửi kèm bản thuyết minh; băng, đĩa ghi hình, tiếng hoàn chỉnh đảm bảo chất lượng âm thanh, hình ảnh và ghi rõ thời lượng phát sóng, cơ quan báo chí phát sóng. Tác phẩm sử dụng tiếng dân tộc thiểu số phải có phụ đề và bản tiếng Việt.
e) Thư ký các Chi hội Nhà báo và Ban Biên tập gửi 01 bộ hồ sơ tác phẩm tham gia dự giải cho Hội đồng chấm giải gồm:
- Các tác phẩm báo chí dự giải của các tác giả, nhóm tác giả đã được các Chi hội Nhà báo và Ban Biên tập tổ chức tuyển chọn.
- Bảng tổng hợp các tác phẩm báo chí dự giải (do Hội đồng chấm giải cung cấp mẫu).
g) Các tác giả, nhóm tác giả thuộc diện gửi tác phẩm dự giải trực tiếp cho Hội đồng chấm giải: Thực hiện theo hướng dẫn của Hội đồng chấm giải.
3. Thời gian
a) Thời gian nhận tác phẩm: Chậm nhất đến ngày 02/12 hàng năm, các Chi hội Nhà báo và Ban Biên tập các cơ quan báo chí trong tỉnh lập danh sách gửi tác phẩm tham gia dự giải cho Hội đồng chấm giải của tỉnh. Đối với tác giả, nhóm tác giả có tác phẩm tham gia không đăng, phát ở các cơ quan báo chí tỉnh Quảng Trị mà đăng, phát ở các cơ quan báo chí Trung ương trực tiếp gửi tác phẩm tham gia dự giải cho Hội đồng chấm giải của tỉnh (qua Hội Nhà báo tỉnh).
b) Thời gian chấm giải: Bắt đầu từ ngày 03/12 đến ngày 25/12 hàng năm.
c) Thời gian công bố giải: Vào dịp tổng kết hoạt động cuối tháng 12 hàng năm.