Điều 12. Việc tra cứu và nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
1. Tra cứu thông tin Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
Quy trình tra cứu thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về giao dịch bất động sản đã công chứng, chứng thực được thực hiện theo hướng dẫn kỹ thuật trong Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.
a) Trước khi công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực ký vào văn bản công chứng, chứng thực liên quan đến một hoặc một số bất động sản nhất định, công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực trực tiếp tra cứu trong Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực để kiểm tra các thông tin liên quan đến bất động sản chuẩn bị công chứng, chứng thực gồm: Bất động sản bị ngăn chặn, tài sản đã được giải tỏa ngăn chặn hoặc đã được tổ chức hành nghề công chứng khác, UBND cấp xã khác thực hiện công chứng, chứng thực;
b) Công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực phải in kết quả tra cứu lưu vào hồ sơ công chứng, chứng thực. Kết quả tra cứu phải có chữ ký của công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực;
c) Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực là nguồn thông tin để công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng, chứng thực hoặc tạm dừng thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch. Căn cứ kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực, công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực quyết định một hoặc một số việc sau đây:
- Trường hợp bất động sản có trong danh sách ngăn chặn thì công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực không thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch về bất động sản bị ngăn chặn.
- Trường hợp bất động sản đã được thực hiện đồng thời hai hợp đồng, giao dịch trở lên mà không phù hợp với quy định của pháp luật hoặc chưa được hủy thì:
+ Trưởng Tổ chức hành nghề Công chứng có trách nhiệm báo cáo Sở Tư pháp và đồng thông báo đến Hội Công chứng viên biết, để Sở Tư pháp phối hợp Hội Công chứng viên xử lý theo quy định của pháp luật, trước khi thực hiện việc hủy hợp đồng, giao dịch cũ, công chứng hợp đồng, giao dịch mới;
+ Người có thẩm quyền chứng thực báo cáo UBND cấp xã và thông báo cho Sở Tư pháp xử lý theo quy định của pháp luật, trước khi thực hiện việc hủy hợp đồng, giao dịch cũ, chứng thực hợp đồng, giao dịch mới.
d) Trường hợp phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật thì công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực kịp thời thông báo cho cơ quan có thẩm quyền để giải quyết;
đ) Các tình huống phát sinh cụ thể khác, công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực báo cáo kịp thời cho cơ quan có thẩm quyền xem xét, hướng dẫn, giải quyết.
Sau khi thực hiện các bước nêu trên thì người có thẩm quyền công chứng, chứng thực thực hiện việc ký văn bản công chứng, chứng thực đối với hợp đồng, giao dịch.
2. Việc nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
a) Tất cả các hợp đồng, giao dịch do các tổ chức hành nghề công chứng và UBND có thẩm quyền chứng thực thực hiện đều phải nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực;
b) Việc nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phải thực hiện ngay sau khi phát hành văn bản công chứng, chứng thực;
c) Các thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực cần nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực được quy định tại Điều 7 của Quy chế này;
d) Các thông tin khác do Sở Tư pháp và Hội Công chứng viên hướng dẫn;
đ) Người thực hiện việc nhập thông tin phải kiểm tra kỹ dữ liệu đã nhập trước khi đưa lên Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.