Điều 37. Huỷ tài liệu hết giá trị
- Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị:
a) Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh;
b) Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, Sở Nội vụ;
c) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại Lưu trữ huyện sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ;
d) Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ huyện quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức mình sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Phòng Nội vụ;
đ) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của xã sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Phòng Nội vụ;
e) Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm lưu trữ Quốc gia, Lưu trữ lịch sử tỉnh, Lưu trữ huyện quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức mình sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp và quy định của pháp luật hiện hành.
2. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị:
a) Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đề nghị Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, Sở Nội vụ thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; căn cứ vào ý kiến đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, thẩm định của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, Sở Nội vụ, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị;
b) Theo đề nghị của Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu, Giám đốc Sở Nội vụ quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử tỉnh. Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu do Giám đốc Sở Nội vụ quyết định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
3. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị
a) Việc hủy tài liệu hết giá trị chỉ được thực hiện sau khi có quyết định bằng văn bản của người có thẩm quyền;
b) Khi tiêu hủy tài liệu phải hủy hết thông tin trên tài liệu;
c) Việc tiêu hủy tài liệu phải được lập biên bản có xác nhận của người thực hiện tiêu hủy và của cơ quan, tổ chức có tài liệu.
4. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm có:
a) Quyết định thành lập Hội đồng;
b) Danh mục tài liệu hết giá trị; Tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;
d) Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;
đ) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;
e) Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị;
g) Biên bản bàn giao tài liệu hủy;
h) Biên bản huỷ tài liệu hết giá trị.
5. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được lưu trữ tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.
6. Việc hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định của Quy chế này và hướng dẫn tại văn bản số 879/VTLTNN-VĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.