Điều 16. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào, trong hoặc ngoài giờ làm việc đều phải được tập trung tại bộ phận Văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký bằng sổ đăng ký văn bản đến hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính, nhưng không được nối mạng. Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Văn thư có trách nhiệm bóc bì tất cả các văn bản đến (trừ bì có đóng dấu Mật (A), Tối mật (B), Tuyệt mật (C), bì gửi đích danh người nhận, gửi Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn thanh niên không được bóc phải chuyển cả bì), làm thủ tục đăng ký tất cả văn bản đến (kể cả văn bản không được bóc bì), chuyển lãnh đạo cho ý kiến và lãnh đạo các tổ chức, cá nhân có tên trên bì.
Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo, kiến nghị…, người có trách nhiệm bóc bì phải giữ lại bì và đính kèm theo đơn.
Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký tại bản fax, bản chuyển phát qua mạng).
Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với lãnh đạo cơ quan, tổ chức, Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính để xử lý.