Điều 8. Tiếp nhận hồ sơ
1. Nơi tiếp nhận và trả kết quả:
a) Đối với thủ tục hành chính thực hiện theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì đầu mối tiếp nhận là Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan, địa phương quy định tại Điều 3 của Quy định này, trừ các trường hợp quy định tại Điểm b, Khoản 1 Điều này;
b) Thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân cấp huyện, các bộ phận chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện thì tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn nộp hồ sơ tại một trong hai nơi sau: Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn hoặc Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố.
2. Tổ chức, cá nhân có yêu cầu giải quyết hồ sơ hành chính thì nộp hồ sơ tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của các cơ quan, địa phương có thẩm quyền giải quyết, tham mưu giải quyết.
3. Công chức, viên chức Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm xem xét kỹ hồ sơ của tổ chức, cá nhân:
a) Trường hợp hồ sơ của tổ chức, cá nhân không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị thì hướng dẫn đầy đủ để tổ chức, cá nhân đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết theo quy định;
b) Đối với trường hợp hồ sơ qua kiểm tra phát hiện thủ tục không đúng, chưa đầy đủ theo quy định thì ngay tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả lập phiếu hướng dẫn ghi rõ nội dung cần chỉnh sửa, bổ sung để tổ chức, cá nhân hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định. Việc hướng dẫn được thực hiện đầy đủ một lần theo đúng thủ tục hành chính đã quy định.
Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, nếu thủ tục còn vướng mắc, chưa rõ ràng thì công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ trực tiếp trao đổi ngay với bộ phận chuyên môn để thống nhất trước khi nhận hồ sơ hoặc để hướng dẫn cho tổ chức, cá nhân thực hiện;
c) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì cấp giấy biên nhận hồ sơ cho tổ chức, cá nhân; sau khi tiếp nhận hồ sơ, Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả cập nhật thông tin hồ sơ vào hệ thống phần mềm điện tử hoặc sổ theo dõi để quản lý, theo dõi về tình hình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ hành chính.
Trường hợp công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ có sai sót từ hai (02) lần trở lên đối với một trường hợp hồ sơ mà không có lý do chính đáng thì tùy theo mức độ vi phạm phải bị xử lý hoặc thay đổi vị trí công tác.
Đối với những thủ tục hành chính theo quy định phải giải quyết ngay trong ngày làm việc thì Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả không phải ghi giấy biên nhận hồ sơ; sau khi tiếp nhận hồ sơ thì chuyển ngay đến bộ phận chuyên môn có thẩm quyền để giải quyết và trả kết quả cho tổ chức, cá nhân. Khi tiếp nhận hồ sơ đối với trường hợp này, Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả phải thông báo cụ thể thời gian trả kết quả để tổ chức, cá nhân liên hệ nhận kết quả hồ sơ giải quyết.
4. Cán bộ, công chức, viên chức không được tự ý yêu cầu tổ chức, cá nhân nộp thêm thành phần, số lượng hồ sơ, yêu cầu thực hiện thêm các quy trình không đúng quy định. Công chức, viên chức bộ phận chuyên môn không được nhận, trả hồ sơ trực tiếp cho tổ chức, cá nhân; việc yêu cầu tổ chức, cá nhân hoàn chỉnh, bổ sung hồ sơ phải thực hiện bằng văn bản và chuyển Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả để hướng dẫn tổ chức, cá nhân. Công chức, viên chức Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả không được từ chối tiếp nhận hồ sơ mà không có lý do chính đáng.