Điều 9. Tính hợp pháp của văn bản điện tử trao đổi qua môi trường mạng — Quyết định 35/2016/QĐ-UBND

a) Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định hiện hành.

b) Sử dụng bộ mã các ký tự tiếng Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 để thể hiện các nội dung văn bản điện tử.

c) Định dạng các tệp tin văn bản .doc, .docx, .odt, .fotd.txt, .rtd... hoặc các tài liệu đồ họa, đồ thị, đồ họa phục vụ quản lý chuyên ngành đối với văn bản có thể chỉnh sửa; định dạng .pdf đối với văn bản được quét (scan).

a) Văn bản điện tử gửi, nhận qua các hệ thống thông tin phải có các thông tin sau: Số và ký hiệu văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại văn bản; trích yếu nội dung văn bản; độ khẩn (thường, khẩn, thượng khẩn, hóa tốc); cơ quan ban hành; nơi gửi; nơi nhận; ngày gửi, ngày nhận; danh sách các văn bản đi kèm; các thông tin khác (tùy theo đặc thù của từng cơ quan, đơn vị).

b) Hồ sơ điện tử gửi, nhận qua các hệ thống thông tin gồm: mã đơn vị, mã hồ sơ (theo Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị), số hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, thời hạn bảo quản, số lượng tờ, hạn chế sử dụng (mật, tình trạng vật lý kém, đang xử lý nghiệp vụ, lý do khác), đặc điểm tài liệu có trong hồ sơ, hồ sơ đã kết thúc, không nộp lưu trữ cơ quan, người lập hồ sơ, các thông tin khác (tùy theo đặc thù của từng cơ quan, đơn vị).

c) Thông tin của văn bản điện tử được trao đổi qua các hệ thống thông tin trong cơ quan nhà nước phải tuân thủ tiêu chuẩn định dạng, cấu trúc dữ liệu theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.

b) Cơ quan nhà nước đã được cấp chứng thư số hợp lệ phải sử dụng chữ ký số để xác nhận văn bản điện tử cuối cùng trước khi chính thức ban hành.

c) Văn bản điện tử được xác thực bằng chữ ký số phải được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Các loại tài liệu, văn bản hành chính đã được xác thực bằng chữ ký số và gửi qua môi trường mạng thì không phải gửi thêm văn bản giấy (ngoại trừ các tài liệu, văn bản theo quy định phải lưu trữ bản giấy tại cơ quan nhận văn bản).