Điều 8. Phương thức trao đổi văn bản điện tử trên môi trường mạng
1. Các hệ thống thông tin phục vụ trao đổi văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan, giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa cơ quan hành chính nhà nước với người dân, tổ chức, doanh nghiệp gồm: Hệ thống phần mềm văn phòng điện tử của tỉnh; Hệ thống thư điện tử công vụ; Cổng/trang thông tin điện tử của các cơ quan nhà nước; Hệ thống dịch vụ công trực tuyến; Hệ thống Một cửa điện tử; Hệ thống thông tin chuyên ngành, đặc thù và các hệ thống thông tin khác.
2. Trao đổi văn bản điện tử trong nội bộ mỗi cơ quan:
a) Các cơ quan tùy theo nhu cầu, điều kiện thực tế để sử dụng các hệ thống thông tin để trao đổi văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan mình.
b) Các cơ quan, đơn vị đã được trang bị hệ thống phần mềm văn phòng điện tử phải sử dụng đầy đủ các tính năng, chức năng để trao đổi, luân chuyển văn bản nội bộ và công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan, đơn vị qua hệ thống. Các cơ quan, đơn vị chưa được trang bị phải tăng cường công tác trao đổi văn bản điện tử qua hệ thống thư điện tử công vụ.
3. Trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước với nhau:
a) Các cơ quan, đơn vị đã được trang bị hệ thống phần mềm văn phòng điện tử phải sử dụng tính năng liên thông để gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan, đơn vị.
b) Các cơ quan, đơn vị đã được trang bị hệ thống phần mềm văn phòng điện tử nhưng chưa có tính năng liên thông thì sử dụng kết hợp với Hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh.
c) Đối với các văn bản gửi tới nhiều cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh để biết, để báo cáo hoặc xin ý kiến rộng rãi yêu cầu đăng tải trên trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị hoặc gửi tới Cổng thông tin điện tử của tỉnh tại hộp thư [email protected] để Ban biên tập Cổng thực hiện đăng tải theo quy định.
4. Trao đổi văn bản điện tử qua môi trường mạng giữa các cơ quan nhà nước với người dân, tổ chức và doanh nghiệp:
a) Các cơ quan nhà nước phải có quy định, quy trình chi tiết về việc trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan với cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp để đảm bảo thông tin trao đổi được quản lý chặt chẽ theo quy định của Nhà nước và phù hợp với chức năng sử dụng của từng hệ thống thông tin. Các quy định, quy trình phải được phổ biến rộng rãi giúp các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể tiếp cận, khai thác và dễ dàng sử dụng trên các hệ thống thông tin.
b) Cổng thông tin điện tử của tỉnh, các trang thông tin điện tử thành phần của các cơ quan nhà nước phải đảm bảo cung cấp thông tin, dịch vụ công trực tuyến theo quy định tại Điều 28, Luật Công nghệ thông tin và Nghị định 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước.
c) Khuyến khích các cơ quan nhà nước trao đổi văn bản điện tử với người dân, tổ chức và doanh nghiệp qua Hệ thống thư điện tử công vụ, các trang hoặc cổng thông tin điện tử.
5. Căn cứ vào điều kiện thực tế, các cơ quan nhà nước của tỉnh có quyền lựa chọn một hoặc nhiều hệ thống thông tin phục vụ cho việc trao đổi văn bản điện tử.