Điều 6. Trách nhiệm quản lý Hội nghị, Hội thảo quốc tế trên địa bàn thành phố Cần Thơ
1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố thống nhất quản lý nhà nước đối với việc tổ chức Hội nghị, Hội thảo quốc tế trên phạm vi toàn thành phố.
2. Sở Ngoại vụ là cơ quan đầu mối, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố thống nhất quản lý đối với Hội nghị, Hội thảo diễn ra trên địa bàn thành phố Cần Thơ, cụ thể như sau:
a) Chủ trì, phối hợp cơ quan, đơn vị có liên quan thẩm định về tính pháp lý của cơ quan, tổ chức nước ngoài, tổng hợp ý kiến cơ quan liên quan và tham mưu đề xuất Ủy ban nhân dân thành phố quyết định đối với nội dung và đề án tổ chức Hội nghị, Hội thảo thuộc thẩm quyền tại Khoản 2, Điều 3, Quy định này;
b) Tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố xây dựng Kế hoạch thanh tra, kiểm tra công tác tổ chức Hội nghị, Hội thảo diễn ra trên địa bàn và chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan tổ chức đoàn thanh tra, kiểm tra theo Kế hoạch.
c) Phối hợp cơ quan có liên quan thẩm định nội dung và các hoạt động liên quan đến Hội nghị, Hội thảo do các cơ quan, tổ chức đề nghị trước khi tiến hành đối với các thủ tục cho phép theo thẩm quyền;
d) Tham mưu xử lý đối với các trường hợp tổ chức Hội nghị, Hội thảo vượt thẩm quyền của Ủy ban nhân dân thành phố (như: cấp tham dự có đại biểu cấp cao, nội dung tham luận mang tính nhạy cảm phức tạp và các trường hợp phát sinh đột xuất khác).
đ) Nếu phát hiện việc tổ chức Hội nghị, Hội thảo quốc tế có dấu hiệu vi phạm các quy định, Sở Ngoại vụ (hoặc cơ quan quản lý các lĩnh vực liên quan đến Hội nghị, Hội thảo) phối hợp với Công an thành phố và cơ quan có liên quan lập biên bản tạm đình chỉ, đề nghị cấp thẩm quyền ra văn bản đình chỉ việc tổ chức Hội nghị, Hội thảo hoặc Giám đốc Sở Ngoại vụ quyết định đình chỉ theo thẩm quyền;
e) Phối hợp Công an thành phố, Sở Thông tin và Truyền thông, cơ quan chức năng kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, các quy định về thông tin, tuyên truyền trước, trong và sau Hội nghị, Hội thảo;
g) Xây dựng, rà soát, đề nghị sửa đổi Quy trình thủ tục cho phép tổ chức Hội nghị, Hội thảo quốc tế trình Ủy ban nhân dân thành phố ban hành, công bố trước khi thực hiện.
h) Yêu cầu cơ quan quản lý Nhà nước, cơ quan quản lý địa bàn kiểm tra hoạt động Hội nghị, Hội thảo; yêu cầu cơ quan, tổ chức xin phép hoặc cơ quan được giao tổ chức Hội nghị, Hội thảo chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, tư liệu, số liệu liên quan phát hành trước, trong và sau Hội nghị, Hội thảo.
i) Trước ngày 31/12 hàng năm, chủ trì, phối hợp cơ quan liên quan tham mưu Ủy ban nhân dân thành phố báo cáo Bộ Ngoại giao về tình hình tổ chức Hội nghị, Hội thảo trên địa bàn thành phố.
2. Cơ quan, tổ chức xin phép tổ chức Hội nghị, Hội thảo:
a) Chuẩn bị hồ sơ theo quy định tại Điều 4 của Quy định này và nộp đúng thời hạn quy định (thời gian xin phép ít nhất là 20 ngày trước ngày dự kiến tổ chức).
b) Tiến hành tổ chức Hội nghị, Hội thảo theo đúng chương trình, nội dung đã được cấp thẩm quyền phê duyệt. Chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, các tư liệu, số liệu, nội dung các ấn phẩm phát hành trước, trong và sau Hội nghị, Hội thảo.
c) Thực hiện nghiêm quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước, các quy định về thông tin, tuyên truyền trước, trong và sau Hội nghị, Hội thảo.
c) Trong phạm vi 15 ngày kể từ ngày kết thúc Hội nghị, Hội thảo, thông qua Sở Ngoại vụ, gửi báo cáo kết quả tổ chức Hội nghị, Hội thảo (theo mẫu 2 Phụ lục đính kèm) về Ủy ban nhân dân thành phố.
3. Các cơ quan chuyên môn, cơ quan có liên quan:
a) Chịu trách nhiệm quản lý đối với Hội nghị, Hội thảo thuộc ngành, lĩnh vực phụ trách.
b) Chủ trì, phối hợp với Sở Ngoại vụ thẩm định nội dung Hội nghị, Hội thảo cũng như Đề án tổ chức Hội nghị, Hội thảo (nếu có) và chịu trách nhiệm về nội dung thẩm định liên quan ngành, lĩnh vực phụ trách trước Ủy ban nhân dân thành phố.
c) Kiểm tra, quản lý các cơ quan, tổ chức xin phép hoặc cơ quan tổ chức Hội nghị, Hội thảo về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, tư liệu, số liệu liên quan phát hành trước, trong và sau Hội nghị, Hội thảo.
d) Khi được lấy ý kiến liên quan Hội nghị, Hội thảo quốc tế, cơ quan, đơn vị có liên quan có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Sở Ngoại vụ trong thời gian không quá 08 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị hoặc thời gian quy định theo tính chất, thời gian của Hội nghị, Hội thảo quốc tế. Nếu quá thời hạn quy định mà không có ý kiến phản hồi, xem như các cơ quan, đơn vị đồng ý với việc cấp phép và chịu trách nhiệm đối với các nội dung liên quan lĩnh vực, địa bàn phụ trách trước Ủy ban nhân dân thành phố.
đ) Hàng năm rà soát các văn bản quy phạm phát luật theo lĩnh vực ngành phụ trách liên quan việc quản lý Hội nghị, Hội thảo để phối hợp Sở Ngoại vụ tham mưu Ủy ban nhân dân thành phố sửa đổi, bổ sung Quy định này phù hợp với thực tế.
e) Khi phát hiện hành vi vi phạm, thông báo và phối hợp Sở Ngoại vụ, Công an thành phố tạm đình chỉ, đề xuất Ủy ban nhân dân thành phố xử lý (hoặc có ý kiến để Giám đốc Sở Ngoại vụ xử lý) theo quy định.
g) Trước ngày 05/11 hàng năm, báo cáo tình hình tổ chức, quản lý Hội nghị, Hội thảo do mình quản lý (theo mẫu số 3 Phụ lục đính kèm) gửi Sở Ngoại vụ tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố.
4. Công an thành phố:
a) Chủ trì, phối hợp Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Ngoại vụ kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước diễn ra trước, trong và sau Hội nghị, Hội thảo.
b) Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Ngoại vụ quản lý việc tuyên truyền trước, trong và sau Hội nghị, Hội thảo.
c) Chủ trì, phối hợp các cơ quan chức năng phát hiện, xử lý đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm pháp luật hoặc cố ý làm trái các quy định của Quyết định này. Trường hợp vượt thẩm quyền báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố theo quy định.
5. Sở Thông tin và Truyền thông:
a) Kiểm tra việc thực hiện các quy định về thông tin, tuyên truyền đối với các nội dung, tài liệu sử dụng tại Hội nghị, Hội thảo.
b) Kiểm tra việc thông tin, tuyên truyền, đưa tin của các đơn vị tổ chức Hội nghị, Hội thảo trên các phương tiện thông tin đại chúng.
6. Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch:
a) Chỉ đạo các nhà hàng, khách sạn yêu cầu các đơn vị thuê hội trường tổ chức Hội nghị, Hội thảo phải trình văn bản cho phép tổ chức Hội nghị, Hội thảo do cơ quan có thẩm quyền cấp trước khi ký hợp đồng cho thuê hội trường; trường hợp phát hiện chưa được cấp phép, các nhà hàng, khách sạn phải kịp thời thông báo về Công an thành phố và Sở Ngoại vụ.
b) Xem xét và cấp phép treo băng rôn dọc, băng rôn ngang theo yêu cầu sau khi các cơ quan, tổ chức tổ chức Hội nghị, Hội thảo được cơ quan có thẩm quyền cấp phép.
8. Ủy ban nhân dân các quận, huyện:
a) Có ý kiến đối với việc đề nghị tổ chức Hội nghị, Hội thảo diễn ra trên địa bàn.
b) Phối hợp cơ quan xin phép tổ chức trong việc quản lý Hội nghị, Hội thảo diễn ra trên địa bàn, kịp thời thông tin cho Công an thành phố, Sở Ngoại vụ nếu phát hiện Hội nghị, Hội thảo vi phạm quy định pháp luật.
c) Phối hợp Công an thành phố, Sở Ngoại vụ, cơ quan có liên quan trong việc xử lý Hội nghị, Hội thảo vi phạm pháp luật diễn ra trên địa bàn.