Điều 5. Hình thức, quy trình ký số trên văn bản điện tử
1. Hình thức:
a) Vị trí, hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản thực hiện theo quy định tại Điều 12 Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Trưởng Bộ Nội vụ Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức (sau đây viết tắt là Thông tư số 01/2019/TT-BNV).
b) Vị trí, hình ảnh, thông tin chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản thực hiện theo quy định tại Điều 13 Thông tư số 01/2019/TT-BNV.
c) Vị trí, hình ảnh, thông tin chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện trên văn bản số hóa văn bản đến từ văn bản giấy để xử lý công việc trong hệ thống hoặc trên văn bản số hóa từ văn bản giấy để phát hành thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 01/2019/TT-BNV.
d) Đối với các văn bản như: Chương trình phối hợp, Biên bản, các loại văn bản có nhiều người ký, vị trí ký số trên văn bản điện tử được phân bổ hợp lý như trên văn bản (theo Điểm a, b Khoản 1 điều này).
2. Quy trình ký số:
Các loại văn bản thuộc khoản 1, Điều 3 của Quy chế này thực hiện ký số như sau:
a) Sử dụng chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ký số văn bản số hóa từ văn bản đến bằng giấy:
Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến theo theo quy định Điểm b Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 01/2019/TT-BNV, ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định tại Điểm b, Khoản 1 Điều 5 Quy chế này.
b) Sử dụng chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ký số văn bản số hóa từ văn bản giấy để phát hành:
Soạn tệp văn bản, ký duyệt, lấy số, đóng dấu (như phát hành văn bản giấy);
Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản phát hành theo quy định Điểm b Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 01/2019/TT-BNV, ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định tại Điểm b, Khoản 1 Điều 5 Quy chế này.
Phát hành văn bản điện tử được ký số qua hệ thống. Văn bản điện tử được phát hành phải bảo đảm nguyên tắc theo quy định tại Khoản 3, Điều 3 Quy chế này.
c) Sử dụng hai chữ ký số: một chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, một chữ ký số cơ quan, tổ chức để phát hành văn bản.
Soạn tệp văn bản điện tử, kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung dự thảo, kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thực hiện theo quy định tại Khoản 1, 2, 3 Điều 10 Thông tư số 01/2019/TT-BNV, chuyển văn thư.
Văn thư tiếp nhận kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, chuyển dự thảo về định dạng Portable Document Format .pdf (phiên bản 1.4 trở lên) và chuyển người có thẩm quyền ký ban hành.
Người có thẩm quyền ký ban hành văn bản ký số trên văn bản điện tử theo Điểm a, Khoản 1 Điều 5 Quy chế này, chuyển văn thư phát hành.
Văn thư: cấp số, ngày, tháng, năm vào dự thảo văn bản; in và đóng dấu của cơ quan, tổ chức để lưu tại văn thư 01 bản và số lượng bản giấy phải phát hành; ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định tại Điểm b, Khoản 1 Điều 5 Quy chế này.
Phát hành văn bản điện tử đã được ký số qua các hệ thống thông tin theo khoản 5, Điều 3 Quy chế này.
d) Sử dụng nhiều chữ ký số, có phát hành văn bản:
Một văn bản điện tử trước khi phát hành có thể qua nhiều người ký số. Khi văn bản có sử dụng nhiều chữ ký số thì các chữ ký số của cá nhân được thực hiện trước, chữ ký số của tổ chức được thực hiện sau. Trước khi phát hành văn bản, Văn thư có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn, hợp lệ của từng chữ ký và phát hành theo quy định tại điểm c Khoản này.
đ) Sử dụng nhiều chữ ký số, không phát hành văn bản:
Khi cần kiểm tra nội dung văn bản trong quá trình trao đổi tài liệu hoặc xử lý công việc nhưng không cần phải phát hành văn bản thì có thể sử dụng nhiều chữ ký số cá nhân để ký trên văn bản đó.