Điều 14. Công tác văn thư đối ngoại
1. Văn phòng Bộ đảm nhiệm vụ chuyển các công văn, tài liệu, điện tín, thư tín đối ngoại theo các địa chỉ trong nước hoặc ở nước ngoài đã được xác định do Vụ Hợp tác quốc tế chuẩn bị hoặc do các đơn vị khác chuẩn bị sau khi có ý kiến thoả thuận của Vụ Hợp tác Quốc tế.
2. Khi giao nhận văn bản bằng tiếng nước ngoài giữa Văn phòng Bộ và các đơn vị phải ghi rõ ngày, giờ nhận và họ tên, chữ ký của người nhận.
3. Thư công tác và công hàm bằng tiếng nước ngoài do Lãnh đạo Bộ ký phải do Vụ Hợp tác Quốc tế soạn thảo bằng tiếng Việt trình Lãnh đạo Bộ duyệt trước khi dịch sang tiếng nước ngoài và phải được thể hiện trên mẫu có tiêu đề bằng tiếng nước ngoài do Văn phòng Bộ quy định. Trong trường hợp đơn vị khác dự thảo thư công tác và công hàm theo yêu cầu của Lãnh đạo Bộ, các thư công tác và công hàm này phải gửi Vụ Hợp tác Quốc tế xem xét trình Lãnh đạo Bộ.
Bản chính thức các văn bản này được gửi bằng đường thư tín, khi cần thông tin nhanh có thể bổ sung bằng fax.
Việc liên hệ công tác bằng điện thoại quốc tế phải qua các máy đã được đăng ký.
4. Khi được Bộ trưởng uỷ quyền, Vụ trưởng Vụ Hợp tác Quốc tế và Thủ trưởng đơn vị được phép ký các văn bản đối ngoại bằng tiếng nước ngoài.
5. Khi cần đóng dấu của Bộ vào văn bản bằng tiếng nước ngoài hoặc gửi văn bản ra nước ngoài qua fax, Vụ trưởng Vụ Hợp tác Quốc tế đề nghị, Văn phòng Bộ xem xét giải quyết theo quy định hiện hành.
6. Thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm về viềc sử dụng con dấu của đơn vị mình khi thực hiện các hoạt động đối ngoại của đơn vị.